档案的现代化管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇档案的现代化管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

关键词：档案管理;电子政府

档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值。曾经指出：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。档案管理作为国家利益的捍卫力，经济发发展的拉动力，社会进步的保障力，科技创新和文化繁荣的促进力，其管理具有重要意义。在信息化浪潮中必须确保先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，提高档案工作整体水平。随着信息时代的发展。档案管理方式已发展到以电子档案为中心，业务处理过程档案化以应用为中心的新模式。本文将对档案的现代化管理进行分析，提出几点意见［1］。

1 档案工作的概述

广义上的档案工作是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。档案工作具有管理性,服务性和政治性［2］。

随着时代进步，现代档案工作发生了以下四点转变：

1.1 在工作定性、定位方面，从附属性、机要性转为服务性、职能性；

1.2 在工作格局方面，从封闭转为开放，从以保管为主导，转为以开发利用为主导；

1.3 在服务对象方面，从单纯为领导服务、为本单位内部服务，转为同时面向全员和社会服务；

1.4 在服务方式方法上，从被动的、手工的、内向型的服务，转为主动的、开发性的、数字化和网络化的服务

当前档案管理主要存在的问题为档案总量偏少，载体形式单一，并且载体结构具有缺陷。

其相应的解决措施为：

(1)密切关注经济社会发展和各项工作的新领域、新业务、新事物，拓展建档范围，加强收集工作；

(2)健全档案管理制度，保障档案收集完整；

(3)在档案结构的多元化上下功夫，重视各种门类、各种载体特别是电子文件的归档和收集。

2 档案的现代化管理

2.1 构建现代化档案管理新理念。

构建现代化档案管理新理念，需要明确的档案管理任务和发展目标：以妥善保存档案，便捷应用为发展目标。

2.2 解决适用、配套的管理设施。

不少档案管理设施仍停留在50、60年代的木制柜，由于条件有限落实困难，温湿度控制乏术。档案资料堆积混杂，

档案基本管理设备缺乏［3］。

因此，在档案管理中需要注重场所，装具以及信息化设施使用情况，确保档案的妥善管理。

2.3 实行制度化、规范化、标准化管理。

制度化、规范化、标准化三者之间有密不可分的关系。制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定。规范是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技术作出统一规定。制度根据法律、法规、政策制定，偏重宏观，以调整关系、规范秩序为主要目的，有强制性。规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验的综合成果为基础制定，偏重微观业务，侧重业务性、技术性和操作性，一般属非强制性。其中，档案工作的标准化为重中之重。

档案工作的标准化是一个过程，即标准的制订和实施的实践过程。其实质为简单化，统一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

档案工作标准化体系的构成包括档案工作基础标准，档案工作业务技术标准以及与档案工作标准相关的标准。

——档案工作基础标准。包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准，等等。

——档案工作业务技术标准。包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准，档案保管与保护标准，等等。

——与档案工作标准相关的标准。如：文件制成材料质量标准，底图、蓝图制作规范，竣工图编制标准，技术文件格式，国家机关公文格式，CAD电子文件光盘存储与归档标准，等等。档案工作标准体系，就其横向结构而言，一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等。

因此，在档案工作标准化的实施过程需要增强贯彻标准化的意识；认真学习、掌握标准文本的内容、要求；要有推行标准的保障措施，运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行。

2.4 大力推进档案信息化。

档案信息化既是整个档案管理现代化的重要基础，也是体现档案管理现代化水平的主要标志。档案信息化的三大任务，分别为文档一体化管理，电子文件归档管理和档案数字化、网络化。

2.5 着力进行档案信息资源的有效开发。

档案信息资源开发具有很大的潜在价值，但其目前有以下问题：1、档案资源匮乏；2、数字化程度低；3、可检索性差。因此应该大力开展档案信息资源的有效开发。

3 结语

档案的现代化管理是档案事业不断进步的重要动力和源泉，做好档案管理，思想上要高度重视，要根据自身的情况来确定工作思路，加强档案的基础业务工作，重视档案收集完整和齐全，重视档案编研工作，重视档案信息化建设和实现网络化的查阅和检索，积极争取职能部门的支持，存进档案管理与信息化的结合，推动其不断发展。只有现代化管理，才有使档案管理具有更广阔的发展空间。

参考文献

［1］ 王丽梅. 简谈新时期档案管理工作的重要性［J］. 青年文学家, 2011, (10)

［2］ 卫双囤. 谈档案的管理和有效利用［J］. 山西档案, 2011, (S1)

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关键词：计算机技术；档案管理；现代化

1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.

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[关键词]档案 管理 现代化

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）17-0163-01

一、档案管理现代化的意义

档案管理工作时组织发展中一项必不可少的工作内容，传统的档案管理工作方法已经陈旧，不适合企业的发展，随着社会的发展，档案管理工作也有了新的发展和进步，档案管理工作的现代化的实现，一个主要的内容就是要实现档案管理工作的信息化。实现档案管理的现代化，对于组织发展而言有着重要意义。

做好档案管理的现代化，首要的一点内容，就是要提高档案管理的信息化水平，这有利于充分利用组织内的信息管理系统，实现档案信息的保存，发挥现有的微机潜能，实现组织的信息系统的充分利用。另外，从档案管理工作的角度来讲，做好档案管理工作的现代化，实现信息化的档案管理工作方式，对于档案信息的检索，查询等也是非常有帮助的。传统的档案管理方法多是使用纸质记录的方式，纸质文字记录的档案不仅要占据一定的空间对档案信息进行保存，同时，从另一个角度来讲，这种档案管理方法还不利于管理工作中对于信息的检索和查询。如果要检索一些具体的档案信息，耗费的时间会比较长，影响档案管理工作的效率。除此之外，传统的档案管理工作方法采用纸质管理，这种管理方法在档案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的档案内容有可能被泄露出去，信息的外泄就会影响到组织发展的安全，因此，这种档案管理工作方法有可能带来安全管理工作方面的疏漏，影响到组织的发展。

所以，在档案管理工作中，实现档案管理工作的组织化和现代化，是推进档案管理工作顺利发展的重要要求，能够保证档案管理工作的顺利实施，提高档案管理工作的效率，保证档案的安全性。

二、未来档案管理现代化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是 档案利用工作发展的必然趋势。

三、当前档案管理信息化发展的现状

实现档案管理工作的现代化，一个主要的途径就是实现档案管理工作的信息化，当前，在组织的档案管理工作中，还存在一些问题，影响着档案管理工作的顺利发展。

在档案管理中，信息化的电子处理设备在档案信息的管理方面功能还不健全，在组织内部的信息系统中，这种档案管理工作的具体模式还没有完全运作起来，为了更好地实现档案管理，推进档案管理工作的规范化和现代化，这种档案管理模式必须要改变。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

另外，从档案管理工作人员的角度来讲，在档案管理工作中，工作人员的具体能力素质存在很多不足的地方，现代化的档案管理工作要求工作人员要具备一定的计算机操作能力和基本办公软件的使用能力，这对于档案管理工作人员来说是一种压力，过去的档案管理工作中，主要的管理方法就是纸质管理，管理人员主要进行一些纸质档案的保存和检索工作，一旦实现信息化的管理，就需要逐步实现档案管理工作的无纸化办公，一些档案管理工作人员的计算机操作能力和办公软件的掌握水平低，也是一个重要问题。

四、实现档案现代化管理工作的对策

未来，在档案管理工作中，要想更好的推进档案管理工作的现代化，就要努力实现档案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好档案管理工作，实现档案管理的现代化，主要可以从以下方面入手。

首先，要加强在组织内部的档案管理信息化系统的建设，配套的软件和硬件设施要建设全面，把档案管理工作纳入到一个系统化的轨道上来，配套的计算机设备要安排到位，同时，引进一些高水平的电子软件，服务于档案的管理工作。同时，在档案管理工作中，信息系统的建设还要实现组织内各部门的联合，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一，所以，在信息化系统的建设中，还要注重做好联合目录的建设，增加档案信息的全面性。

其次，对于档案管理工作中的工人员，在档案管理过程中还要加强对工作人员的能力培养，要加强对工作人员的信息化技术的培训，提高他们对计算机信息系统的操作能力，提升他们的软件使用能力，加强对他们的具体技能的培训，提升他们信息化管理工作水平。

结束语

综上所述，档案管理工作对于组织的发展具有重要意义，传统的档案管理工作发展中，无论是管理方法还是管理思想都比较陈旧，未来，档案管理工作要向着现代化的管理目标发展，在这个管理目标的指导下，档案管理工作要提高信息化的管理水平，强化现代信息技术对档案管理工作的支持力度，提高档案管理人员的工作技能，更好的服务于现代化的档案管理工作。

参考文献

[1] 客付安.谈现代化的档案管理[J].中华少年：研究青少年教育，2012，（8）.

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[关键词]高校档案　现代化管理　办公自动化

[中图分类号]G647

[文献标识码]A

[文章编号]1009－5349(2010)03－0044－01

高校档案管理是高校科学管理与服务教学管理的重要组成部分，高校档案对学校教学、科研的发展具有重要的作用。近年来随着我国高校教育改革事业的不断深入，办公档案管理日益凸显的经济价值越来越引起全社会的重视。

一、档案管理工作现代化是高校档案管理的必然要求

在当今社会主义经济建设飞速发展的今天，实现档案工作的现代化管理，是对高校档案工作的必然要求。在新形势下，特别是在知识经济时代，继续沿用原有落后手工检索的档案管理方法和手段已不能适应新的形势，.档案工作的计算机化管理，特别是高校档案现代化管理已成为摆在高校面前迫在眉睫的首要任务。

二、高校档案管理工作的现状

高校档案管理工作是学校重要的基础性工作之一，是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校办学水平、管理水平的重要标志。近年来随着高校办学规模不断速度扩大，学科专业不断的增加，科研技术和教学质量明显提高，校园的各项基本建设也进行了不同程度的改造。由于现有的档案工作人员多是兼职，甚至是身兼多职，工作量大，疲于应付，加之对专业知识技能缺乏，从而造成档案管理不够规范。

三、加快高校档案工作现代化管理的对策

(一)档案管理意识的现代化

解放思想转变观念，是高校实现档案工作现代化的关键。档案管理人员要正确认识档案管理现代化的重要性，具体讲应注意以下几个方面：

1.树立创新意识，变手工操作为计算机管理，变经验管理为科学管理，变封闭管理为开放管理，充分利用现代化设备和信息传输技术开展校际联网，实现档案资源共享。

2.树立科技意识，掌握一定的现代经济、科技、法律等管理知识，既熟悉档案现代化管理，又懂得计算机操作应用等现代化的管理手段。

3.树立效益意识，以较少的人力、物力、财力投入，争取获得最大的社会效益和经济效益。

(二)加强电子文件的管理

为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对档案实施电子化管理势在必行。但是电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。其次根据本校具体实际情况购买合适的档案管理软件。一套好的应用软件，必须操作简便，工作效率高，能自动立卷、组卷，实现文档一体化，且具有数据的维护与查询等功能。完成好硬件、软件的配置，档案管理实现现代化问题就解决了一大半。

(三)增加专管人员的投入

随着高校招生规模的不断扩大，高校机构设置变多，职工和学生人数也随之增多。因此，高校在设置学校综合档案室的前提下，可根据需要在各处室分设档案室，并配备专职或兼职档案管理人员。高校领导也应转变过去那种将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念，要在档案工作中引进竞争机制，制定档案人员岗位职责，把档案工作的完成情况作为部门考核的重要依据，将工作成绩同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来。为档案人员提供必要的条件、时间和财力，激发他们提高自身素质的自觉性和主动性，加快高校档案队伍建设。

(四)档案管理队伍的现代化

当今信息社会不仅对档案管理手段现代化有了进一步的要求，而且对档案管理者的素质也有更高的要求。高校应从专业、年龄、职称等方面，对档案管理队伍进行优化组合，并通过合理配备和引进专业人才，建立一支精通档案管理业务、具有现代意识、能够熟练应用计算机等现代化工具的档案管理队伍，这是推进高校档案管理工作现代化的基本保证。

五、高校档案管理自动化应注意的几个问题

一、量力而行，有计划有步骤地分步渐进。应该注意到，高校档案管理自动化并不完全排斥传统管理手段。特别在改革刚起步阶段，在新旧交替过程中难免会出现不协调等问题，更要注意发挥传统管理手段的过渡和缓冲作用，以免工作的脱节和失控。

二、严格抓好档案数据格式的标准化。档案数据格式的统一是档案信息人员从网上获取信息的保障条件，档案部门制定标准化工作时应考虑全网性、各类信息数据库的兼容问题。

三、建立和完善档案各项规章制度，加强保密与防伪措施。高校在实现档案管理自动化过程中，保密问题也是不容忽视的，在网络上提供档案信息要做到合理、合法，确保国家秘密和其他秘密受到保护。通过权限设置，高校档案人员可以根据用户所能享有的权限规定其对所需档案的享用程度，从而确保档案资源不会被滥用。另外，网络上传输的电子档案的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别，一旦被纂改，极难识破。因此档案工作人员要针对使用者情况，应用计算机的限读功能，防止在传输过程中泄密。

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一、档案信息电子化安全管理的现状

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。

2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。

二、档案信息电子化安全管理的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化安全管理的益处

所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化安全管理，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

篇6

关键词：档案管理 现代化 探讨

在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映单位整体发展状况和经营成果。

一、档案管理现代化的含义

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

二、档案管理现代化的形式

1.档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸， 无纸化办公将变为现实， 传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发， 报告可以通过网上传输。这样既简化了文件收发过程中的手续， 又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革， 同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

2.档案管理将实现缩微化、数字化

所谓档案信息数字化， 就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为1、0代码， 变成电子文件。实行档案信息数字化后， 可通过计算机进行智能化检索， 检索速度快、范围广。这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力， 克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用， 对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消化， 能有效地进行技术处理， 使原始面貌还原。

3.档案管理将实现信息化、网络化

我国于1999年就建立了安全电子邮件认证站， 为电子文件提供认证服务。这一技术的发展应用， 为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快， 二是传播范围广， 三是传播不走样， 四是传播成本低， 这已被全世界广泛认同。随着电子文件和网络建设的逐步完善， 人们信息共存共享， 资源充分利用的局面将形成，遥遥两相识， 天涯若比邻将不再是梦想。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。

4.档案管理将实现多元化、智能化

现在新的管理模式下， 将实现文档一体化， 所有的档案信息都会被计算机自动接收， 并按照设定的程序自动地进行分类归档。人们要求查阅档案， 只要说一句话或者用手轻轻触摸一下指示屏， 档案信息就会不远万里， 远涉重洋地展现在你的面前。实现档案管理自动化、智能化， 不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史， 使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来， 而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能， 展现档案的自身价值， 提高档案工作者的社会地位。

5.档案管理将实现社会化、市场化

随着档案管理现代化步伐的加快， 档案管理必将进入社会化、市场化。其一， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案共存共享的实现。其二， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案的开发利用。其三， 档案资源实行市场化管理， 有利于档案事业的健康发展。随着国家政治体制改革的不断深化和经济市场化步伐的不断加快， 社会各界对档案经济资源的依赖程度也将不断提升。

三、实现档案管理现代化的措施

1.加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。

2.实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.加快复合型人才培养

加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。

4.强化管理意识，加大投入力度

关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，弥补档案现代化管理上的差异，从而提高档案的现代化管理工作。档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

四、结论

综上所述，档案管理的现代化只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战并存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理之路，一定会使得档案管理现代化更加科学化、规范化。

参考文献

[1] 李喜梅，浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

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一、对检察档案实行现代化管理的必要性和重要性

档案是证据。检察机关是国家的法律监督机关，其监督活动贯穿于刑事诉讼的全过程，并且对国家工作人员贪污贿赂犯罪、国家机关工作人员渎职犯罪具有侦查权、侦查，是收集证据，审查批捕，是审查证据，出庭支持公诉，要依靠证据，可以说，证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看，是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的，是未经任何改动的原始材料，是令人信服的历史证据。从档案本身的特点看，它是历史的真实记录，如手迹、信件、照片、录音和录像等，都是原始文件和历史信证，可以成为查考、研究和处理问题的依据。档案是“句号”。每个案件，都经法定程序，都有一叠档案，从立案、侦查、、审判到执行，都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么？两个字：归档。没有归档的事情、案件，都还没有真正划上“句号”。北方农民种地，讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、，是“春种”、“夏锄”、“秋收”，那么档案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面诸般努力的实际效果就会大打折扣。检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实，心血的结晶，因而，必须科学、规范、完好地保存。档案是历史，它真实记载着经验和教训，有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证，办案干事业的重要依据，调查研究的必要条件和基础，是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，对检察档案实行现代化管理已迫在眉睫。

二、目前林区检察档案管理的现状以及存在的问题

经笔者初步调查，在省林区分院下属的23个基层院中，有14个基层院档案工作没有晋级；档案检索体系不够健全，普遍存在检索工具设置过于简单，案卷目录一本账、重复交叉现象严重、整体功能发挥难的问题；有的已晋级的基层院，当时只是为了应付晋级检查，虽购买了软件，但没有著录，这既不便于今后工作，也不符合建档规范；有的基层院虽建立了声像档案，但没有购买防磁柜，非常不利于声像档案的保存；有的基层院还在使用传统的老式的“五节柜”，没有购买密集架；有的基层院没有专门用于档案工作的微机，既不便于档案软件的利用，也不符合安全保密规定；还有的基层院领导重视不够，从不过问档案工作，甚至没有设置专门的档案室。上述问题的存在，原因是多方面的，有领导的、有管理的、有资金的、有人员素质的，如果不下大气力加以规范和解决，势必是对过去检察工作的不负责任，对未来检察工作也会造成严重的影响和制约。

三、检察档案实现现代化管理的途径和办法

1、以提高认识为前提，转变各级领导的思想。制约档案现代化管理的因素很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。首先，主要领导要总揽。认真从自身作起，检讨对档案工作认识和重视上的偏差，切实转变思想。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，要经常过问、检查、督促档案工作。应想方设法创造档案现代化管理的物质保障条件。其次，主管领导要真管。应当把档案工作列入工作职责，经常了解档案员在干什么、想什么，领导能够为他们做些什么。每年至少要研究一两次档案工作，对重大事项、重要问题，要定期听取汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依据标准和有关规定开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难和问题。

2、以提高素质为核心，建设专业化队伍。检察档案管理是一项专业性很强的工作，不仅要求档案管理人员具备较高的政治素质，良好的职业道德，而且要具有较高的档案理论水平和较强的业务能力。实践证明，只有有了高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理工作。因此，培养和造就高素质的检察档案管理人员，是实现检察档案管理现代化的核心和关键所在。首先，要提升检察档案管理人员政治素质。增强他们的政治意识、宗旨意识，使之具有高度的职业责任感和坚定明确的事业心；要增强档案管理人员的档案意识和法制观念，使之充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，做到干一行，爱一行，专一行，精一行，确保能保质保量地完成任务。其次，要提升检察档案管理人员业务素质。检察档案管理人员不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。因此，必须通过全方位、多角度、多层次的培训，努力实现检察档案管理人员由事务型、封闭型向知识型、复合型、开放型的转变。第三，要提升检察档案管理人员科技素质。计算机和计算机局域网已在检察工作中广泛应用，检察档案管理者必须熟练地掌握计算机操作技能、网络应用技能，不断适应检察档案工作发展的需要。

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关键词：医学；档案管理；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-00-01

现代信息技术的高速发展，带着我们迈进了一个全新的网络化时代。只有充分利用现代信息技术的成果，让医学档案工作从传统人工管理模式向电子化管理新模式转变，才能强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段及效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。

一、医学档案管理的基本现状

1.部分医院仍旧以基本的医疗服务为主要服务内容，在日常的工作中忽视了医学档案管理中的重要作用。与此同时，由于对医学档案管理重要性的认识还不够深刻，从而导致其对医学档案资源的开发和利用程度不高。

2.医学档案管理方式不尽合理，档案不能得到有效统一的科学化管理。目前，一些医院的人事档案、病历档案分别由不同的部门管理，这样一来，就很容易导致信息存储很难达到一致。久而久之，随着档案数量的日益增多，不仅扩大了档案存放的空间，也同时加大了管理人员的工作时间，降低了工作效率，从而导致不能保证所有的档案都受到完整的保护。

3.医学档案管理硬件设施投入不够。据调查，目前很多医院的经费投入重点都在医疗器械、大型设备方面，在医学档案管理方面的投入很少甚至没有。这样以来，使已经进入新时期的医学档案管理工作依旧停留在手工操作阶段，计算机技术的使用仅局限于单项管理，多数单位没有联网，信息资源不能共享，从而无法实现医学档案信息的交叉检索和查阅。

4.医学档案管理的机制不够健全，管理太过分散。目前大多数医疗机构都是将各类档案放在一个普通的档案室中，然而，医疗、病理档案理应由相关部门分开管理。如缺乏专业的人员做统一的管理，仅仅凭管理人员的工作经验进行操作，很容易导致一些需要管理的档案没有被纳人到管理的范围内，从而使很多信息严重缺失。

二、医学档案管理现代化势在必行

1.信息化社会的飞速发展客观要求医学档案管理工作必须尽快实现现代化。信息的快速流动改变了人们的生活方式，处在高效接受环境里的人们对包括档案信息在内的信息的需求量越来越大。在此背景下，传统的档案管理模式及信息传播渠道其实早已与时代脱节。

2.医学档案管理现代化是提升信息管理和利用水平的根本途径。现在各行各业都在讲可持续发展，尽管事关医学的可持续发展的因素很多，但实现医学档案管理的现代化也是其实现可持续发展的迫切需要。只有详实全面地掌握相关档案材料，才能更好地促进医学事业的蓬勃健康发展。

三、加快医学档案管理现代化的建议

1.解放思想是档案管理信息化目标顺利实现的前提。信息化技术及思想能否成功地运用到医学档案管理工作中来，关键在于医院高层是否大力支持，各部门是否积极参与。如果没有一位远见卓识的领导重视这方面的工作，档案管理的信息化到最后只能是一句空话，很难得到实质性推进。

2.医学档案现代化管理目标的实现，人才永远是保证。医院方面，一定要制定医学档案现代化管理的中长期规划，要尽最大努力争取得到政府单位和有关部门对此项工作的支持，在加大资金投入的基础上，尽可能吸引、培养一批医学档案管理专业型人才，逐步使医学档案的管理水平迈上新台阶，进一步创造更大更客观的实际效益。

3.良好的基础设施是实现档案管理信息化的重要条件。要真正加快档案信息化建设，就要舍得投入，配置与档案管理现代化工作实际相匹配的软、硬件。其中，电脑是医学现代化管理手段不可缺少的工具之一。用电脑储存整个医院各个流水线上的业务，不仅方便及时查找、阅读，还能节省时间、人力、物力和财力，更重要的是大大提高了工作效率。

4.工作人员意识的创新是实现档案管理信息化的重要因素。在具体工作过程中，需要不断想办法提高档案管理者素质。另外，实现医学档案的现代化管理，还需要加大宣传力度，充分调动广大干部和有关工作人员的积极性，得到他们的充分支持和参与，尤其是领导干部更要积极主动一些。

5.从长远的角度来看，医学档案的信息化管理需要走标准化路线，这也是信息管理最终需要走向规范化的必然要求。简单而言，现代化的医学档案管理一定要符合档案管理的各项标准及规范要求，不能杂乱无章。

6.医学档案的现代化管理还需要有章可循。这就要求相关工作人员在档案管理的各个环节、各个步骤中，都要做到条理清晰、目的明确，以制度规范和明确统一的操作流程保证档案信息的准确和完整。

参考文献：

[1]何小媛.关于实现医院档案管理现代化的几点思考[J].中国当代医学，2005年6月第11期.

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【关键词】档案管理；创新观念；现代化

随着科学技术的发展，我国档案管理也一步步迈向现代化。档案管理的现代化表现在新技术的运用，信息化的发展，电子文档的产生，新思想新方法的出现等。

一、档案管理的现代化内涵及要求

档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

1.先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

2.档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现，档案自身的文化价值、社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门的一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

3.档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

4.电子文件大量产生，现代科技的日新月异，不断涌现各种新型的信息载体，（图文声像）这就需要档案工作者能及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多，电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演越来越重要的角色。电子文件种类多，范围广，电子文件归档和电子档案长期保存问题日益突出。确保电子文件的原始性、真实性、可靠性等安全技术（如加密技术，签署技术，消息认证，身份验证防火墙等）显得特别重要。

5.档案管理的现代化还体现在管理方法的现代化上。档案管理的现代化依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术、新方法、新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

6.档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用，网络化的发展是信息时代档案管理标志。要不断提高档案管理工作网络化水平，同时要结合办公自动化，逐步建设和完善档案部门内部的局域网（内网），依托党政公务网建设区域性档案目录信息网（专网），以国际互联网构架公共档案信息网（外网），最后构建形成区域性的，以至全国性的档案工作信息网。

二、创新观念，在思想上适应现代化

要建设档案管理现代化，必须确立改革、创新和发展、进步的观念。在思想上要跟上时展，适应现代化。同时还应具备发展的观念，不要把现代化看作一个固定不变的模式，要不断跟踪科技发展的动态，不断提高档案管理的现代化水平。目前，黄石市疾病预防控制中心经过2003年非典的考验，在国家对全国疾病预防控制机构大力发展前提下，发展状况比较好，但档案管理中使用现代化设备比其它行业略落后一些。因此，提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。时代是发燕尾服的，“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创机关报观念，实现档案工作的持续健康发展。

三、强化法制，在制度上保障现代化

现代化管理中有许多不同于旧管理方式的工作程序，特别是计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，日益迫切地需要确保电子文件的真实性、可靠性、安全性。面对诸如此类的新问题、新要求，必须制定相应的法规、制度来保障档案信息的真实安全，这样才能使现代化管理持续、健康地发展。

四、档案管理的现代化对档案管理工作者的要求

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1.档案管理原理

档案的存放和分类是很重要的，所以说管理档案的工作人员是需要工作责任心、细心、沉着冷静等这些基本素质的，当然拥有较高工作责任心是远远不够的，还要时刻提醒自己不能玩忽职守，需要重视工作。档案管理工作可以运用档案管理原则进行指导和开展。以下就通过各要点重点介绍档案管理原理：

1.1标准化

根据不同的标准原则把档案管理标准化原理分为三种：基础标准、技术标准、管理标准。所谓的基础标准就是凭借在基本、具有大众指导标准下去进行档案管理。技术标准指的是通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准指的是在不越界、不违法的基础上，安全有效的进行档案管理。

1.2统一化

档案管理工作的出发点和最终目的都是为了保护好档案，只有按类型、按一定的顺序、按规定的安排统一进行梳理和管理，才能让档案管理工作具有规范性和合理性。档案管理统一化原理分为以下三点：（1）实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。（2）不同分工的人员都应该实行统一管理，不能特殊对待，要公平的进行统一管理。（3）新旧交替是理所应当的，旧的东西注定要被新的事物所替代，进行新旧更替。

1.3简洁化

琐碎的东西多了就会让简单的事情变得复杂，只有在不影响基本档案管理的情况下，合理地将档案管理的数目和类型进行减少，这将大大减轻管理人员的工作压力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。

1.4通用化

为了不让繁琐的系统制约工作人员，最好是用一种通用的技术手段去进行档案整理、档案标引、档案保护等，从而有效的去进行档案管理。一切按照秩序开展，通用技术手段便可使档案管理更加有序的进行。

1.5最优化

如今随着科学技术高速发展，“优化”这个词逐步深入人心。实现档案管理的最优化，要在档案管理人员个人技术过关、更新的基础上，才能稳步开展。档案管理人员不仅要有较高的责任心和吃苦耐劳的精神，还要有敢于创新、不断超越自我的良好品格，这样才能充分为档案管理工作发挥其优越性。

2.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

在经济全球化和文化全球化的大环境下，网络信息技术全球化的趋势也越发明显。网络作为一种主要的交际工具，高速发展的经济让网络信息技术在全球范围内迅速传播。通过现代化的管理模式，不仅能让繁琐的人工手段变得简洁明了并具有安全性，又可以让先进的信息技术在其间得以发展，从而提高管理人员个人的管理素养和技术手段。档案管理智能化的开展，让枯燥的管理环境变得生动，现代化的管理手段可以让档案管理更加安全、更加便捷，让管理任务变得轻松而又规范。

2.1系统管理

系统管理可以让杂乱无章的东西归总并且有序，局部的管理仅仅代表的是片面，整体的规范管理才是较系统的管理思路。标准化是系统管理的基础，统一化是系统管理的规范，简洁化是系统管理的要求，通用化是系统管理的目的，最优化是系统管理的催化剂。每一项都是档案管理不可缺少的部分，如果缺少了标准化，根基不在何以继续开展工程；如果少了统一化，没有了标榜，就没有了秩序；如果没有了简洁化，繁琐的杂事便能让管理工作滞步不前，没有效率可言；如果没有通用化，管理工作就不能有序的进行；如果没有最优化，（就）不能与时代接轨，便是与新理念脱节，不能做到全面、高效的发展。所以说想要系统管理得到优化和快速的开展，五项原则缺一不可，只有互补发展，才能使系统管理更加全面、安全、可靠的进行。

2.2合理组合

任何大事物都是从每个小事物发展而来的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰当的安排进行组合，从而能够将大事物做好并且优化。当然档案管理也是一样，将细小的事物按照标准化、统一化、简洁化、通用化、最优化原理进行合理组合，便可让档案管理的效率和规范得到更大的提高。

2.3反馈整理

只有不断的反馈和整理，才能推动档案管理现代化的发展。不断总结经验，不断肯定和改善管理工作中的优点和问题，结合档案管理工作所带来的社会效益和国家效益，全面进行反馈总结。通过档案管理的效应好坏，相应的更改和完善管理系统，这对档案管理的发展有着举足轻重的作用。学会不断的反馈整理，则有利于档案管理的改进与完善。

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（一）档案管理现代化的特点

档案管理现代化就是实现档案的数字化和网络化管理。就是利用现代化的各种先进技术来对档案资源进行收集、整理、加工、存储和分析。同时利用网络技术和计算机技术来加快推动档案管理工作网络化的实现，利用网络将各档案管理单位之间有效的联系起来，实现档案资源的共享，从而使档案更好的为社会服务。

（二）档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。在档案管理工作中，需要利用现代化的管理思想，及时对传统思维观念进行转变，及时对现代化档案管理理念进行更新，做到与时俱进，从而在档案管理工作中利用现代化管理方法和思想来加快推动档案事业的健康发展，强化对现代化档案管理的深入认识，使其更好的为社会发展提供服务。

其次，现代化的管理人才。在实现档案管理现代化的工作中，现代化的管理人才具有不可或缺性，也是实现档案管理现代化的重要保证。作为现代化的档案管理人才，不仅需要扎实的掌握现代化的档案专业知识，还要对各种现代化的技术和管理技能进行熟悉掌握。因为在科技快速发展的今天，单一的技能已无法适应社会发展的需求，所以档案管理部门需要加快引进和培养现代化新型档案管理人才。

再次，现代化的管理方法。在档案现代化管理工作中，现代化管理方法是档案管理现代化的重要组成部分部分，需要通过建立健全档案规章制度，利用现代化的管理理念和方法来实现对档案的现代化管理。

最后，现代化的管理手段。现代化管理手段是档案现代化管理得以实现的重要标志，需要在档案管理工作中，通过熟练的对现代化管理设备和软件进行使用，从而提高档案管理的现代化水平，加快推进档案管理现代化的实现。

二、实现档案管理现代化的有效措施

（一）加快对档案管理观念的更新

档案管理现代化的实现，需要现代化的管理观念，只有在现代化的管理意识下，才能从传统的管理理念束缚下脱离开来，加快推进档案管理的现代化进程。所以对于档案管理人员来讲，在现代化建设过程中，需要加快思想观念的转变，解放思想，大胆创新，不断对自身的现代化意识进行强化，从而在档案工作中不断进行创新和探索。

（二）建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

（三）加强数据库的建设

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的方法，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录；对于涉及内容相同的则实行组合级著录；对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度。

（四）加大现代化人才的培养和引进

（1）建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

（2）加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质？

要通过各种培训方法，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

（五）强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

传统的档案管理模式一般只注重档案资源的收集与管理，而忽略了对档案资源使用对象的服务职能，要实现档案管理的现代化，就必须改变这种被动、不思进取的落后模式，把档案管理的重点放到为个人、企业单位、事业单位提供服务方面来，使档案管理工作更好地为社会经济的发展服务。

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关键词：档案管理；现代化

档案管理的目的就是对档案资源进行存储和合理开发，使之更好地服务于社会。随着当今社会的现代化程度的普及与提高，档案管理的现代化工作已经迫在眉睫，如何加快实现档案管理的现代化，已经成为档案管理部门研究的主要课题。

1 档案管理现代化简述

1.1档案管理现代化的特点

档案管理现代化的特点是数字化和网络化。数字化就是在档案管理过程中，利用各种现代技术，对档案资源的存储、加工、分析、整理等进行数字化的管理，如对档案资源进行数字化的整理、建立数字化的档案资源信息库等；网络化就是通过现代计算机技术和互连网技术，在档案管理单位内部实现网络化管理、档案管理单位之间实现档案资源的共享，以及用户对档案资源的检索等[1]。

1.2档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。现代化的管理思想就是在档案管理中要做到与时俱进，及时更新档案管理的现代化管理理念，用现代化的管理思想和方法来武装自已，加强对现代化档案管理的认识。

其次，现代化的管理人才。现代化的管理人才就是能够熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能的专业人员，是档案管理实现代化的重要保证。当今社会是一个科技高度发展的社会，现代化的档案管理人员如果只是掌握本专业的知识，已经远远无法满足档案管理的的需要，因此，档案管理人员必须要努力学习和掌握各相关学科的知识，而档案管理单位也要加强对现代化新型管理人才的引进和培养。

再次，现代化的管理方法。现代化的管理方法主要就是通过建立健全各种规章制度，对档案管理实行现代化的管理，这是档案管理现代化的重要部分和集中体现。

最后，现代化的管理手段。这是档案管理实现现代化管理的主要标志，主要就是在档案管理工作中，通过加大对现代化管理设备和管理软件的使用，提升档案管理的现代化水平。

1.3实现档案管理现代化的重要性

首先，实现档案管理的现代化是档案行业强化自身发展、实现自我突破的需要。当今社会对对档案管理的需求越来越大，要求也越来越高，传统的档案管理已经适应不了它的发展，因此，档案管理单位只有用现代化的管理知识、方法和手段来武装自己，并逐步进行完善和创新，实现自我突破，不断提高现代化管理的水平，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

其次，实现档案管理的现代化也是时展的需要。在各行各业都实行高度现代化的今天，档案管理如果还固步自封，停留在原地不思进取，必须会跟时代脱节，最终被时代所淘汰。

2 实现档案管理现代化的有效措施

2.1加快对档案管理观念的更新，增强档案管理的现代化意识

观念的现代化是现代化档案管理的灵魂。管理思想的现代化是实现档案管理现代化的重要内容，没有现代化的管理意识，就不能从根本上突破传统档案管理观念的限制，会对档案管理的现代化进程造成不良影响。因此，在档案管理现代化的建设过程中，管理人员要努力解放思想，大胆地转变观念，不断加强自身的现代化意识，在档案工作在不断探索与创新。

2.2建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

2.3加强数据库的建设，推动档案管理现代化的步伐

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的方法，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录；对于涉及内容相同的则实行组合级著录；对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。这样一来，就可以减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度，节省了大量的财力、人力、物力[2]。

2.4加大现代化人才的培养和引进，提高管理人员的现代化素质。

⑴建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，人是最主要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

⑵加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质

要通过各种培训方法，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

⑶档案管理人员要提高对自身的要求，以适应现代化的档案管理工作的需要

首先，档案管理人员要不断增强现代化管理意识。在档案管理现代化的建设与发展过程中，档案管理人员要树立正确的档案管理思想和观念，以适用现代化档案管理的需要，依靠科学的管理理念，在实际工作中善于总结、勇于探索、不断创新，努力提高自身的现代化管理水平。

其次，档案管理人员要掌握各种有用技能，以调整和优化自身的知识结构。现代化的档案管理工作，需要以多元化的知识结构为基础，因此，档案管理人员必须对知识结构进行优化与调整，不但要掌握系统的档案专业知识，还要还要掌握其他相关的现代化科学技术和管理知识，使自己成为具有多元化知识结构的复合型人才[3]。

2.5建立科学的决策机制，提高决策水平

实现档案管理的现代化，是一项综合性的系统工程，我国目前的档案管理工作正处于改革、发展的重要阶段，任务比较繁重，只有根据自身的实际情况，结合全局性战略发展的需要，从档案管理的需求、管理技术的运用和人力、财力、物力的综合调配等方面，集思广益，并进行综合的分析，避免出现决策的失误，以此来提高档案管理决策工作的科学性。同时，要根据档案管理现代化建设的需要，制度远期的发展目标和方针政策，对档案管理的现代化进行科学的规划、合理的统筹，并对各种规范、标准等进行严格的审核和实施，从制方面推动决策水平的不断提高。

2.6强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

传统的档案管理模式一般只注重档案资源的收集与管理，而忽略了对档案资源使用对象的服务职能，要实现档案管理的现代化，就必须改变这种被动、不思进取的落后模式，把档案管理的重点放到为个人、企业单位、事业单位提供服务方面来，使档案管理工作更好地为社会经济的发展服务。

3 结论

总而言之，实现档案管理的现代化，已经成为我国现代化建设中不可或缺的重要部分，也是社会主义现代化发展的必经之路，在档案工作中实行科学的现代化管理，不但有利于提高档案管理的工作效率和经济效益，还能在社会主义现代化建设中发挥出更大的作用。

参考文献：

[1] 崔爱荣.档案管理现代化浅析[J].职业时空，2013（1）.

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【关键词】高校；档案管理现代化；现状；对策

学校档案管理的重点是增强学校信息资源的管理，促进学校和社会共同发展。随着信息科技化和社会资源化的发展，加强学校档案管理现代化发展对于完善学校档案管理制度，促进档案管理发展具有重大实际意义，本文针对当前学校档案管理现代化的现状进行了详细分析，现综述如下。

一、学校档案管理现代化发展过程中存在的问题

（一）档案管理人员素质不高。现在很多学校的档案管理人员不是档案管理专业出身的，档案管理人员由于素质不高，缺少专业培训，所以对学校档案管理现代化的意识淡薄，认为档案管理就是对学生、教职工的基本档案信息进行整理、存档、信息检索等就是档案现代化管理，有的则认为对纸质信息进行计算机电子管理就是档案管理现代化了，这些因素都导致学校档案管理现代化工作开展不畅，效率极低。加上这些管理人员一般都身兼多职，导致档案管理人员队伍整体素质参差不齐，出现很多有的懂计算机但对档案管理理论和实践不熟悉等现象，有的则计算机知识和管理知识都很缺乏。

（二）缺乏统一的档案管理现代化标准。由于各个学校购置的计算机和工作软件都不一样，所以对自己学校的档案现代化管理的标准也是不一样的。有的学校为了节约管理成本和经济资源，一般会倾向于购置经济实惠的工作软件，但是这种类型的软件工作性能很低。有的学校经济宽裕则会舍得花高价购置性能好的软件。最终计算机性能的不同所配套使用的软件也会不一样，大大降低了档案管理的通用性，对于学校档案和人才中心及其他单位之间的信息交换是非常不利的，部分档案数据的资源共享也是很难实现的，长此以往，这对于校园档案管理现代化系统标准化管理的制定也是非常不利的。除此之外，有的学校虽购置了高性能的管理软件和计算机，但没有投入使用，在一定程度上这对我国学校档案管理现代化发展也是一种制约。

（三）档案管理现代化工作基础薄弱。学校的文书纸质档案管理工作是档案现代化管理的基础，学校相应工作人员在制作电子文档的过程中相应人员已经对文件进行格式标准化梳理等前处理了，所以对档案管理的工作管理实施了规范。但是学校在具体执行工作时，一些领导和工作人员的主观性等因素会使得档案管理随意性加大，这样就会导致不标准、不规范的文件大量出现，这在一定程度上给管理人员的数据检索和录入增加难度并降低了其准确性，对于档案管理软件的开发和优化是非常不利的。由于学校档案管理现代化基础工作薄弱导致档案材料的收集、归类、编排等多环节工作繁琐性加大，影响了信息检索和利用及档案的现代化管理，对于学校档案现代化管理的发展和建设是具有一定制约性的。

二、学校档案管理现代化的优化对策

（一）提高学校档案现代化管理人员的综合素质。随着学校档案现代化建设和发展力度的增大，学校档案现代化管理对管理人员的要求和综合素质越来越高。一方面要增加对专业档案管理人员的培训力度，培训方式要符合全方位、多元化等基本培训要求。学校同时也要定期对其进行考核，不断丰富他们的档案管理理论和管理经验。同时学校也要有意识地选拔全能型管理人才，使管理人员同时具备计算机技能和管理经验，不断优化档案现代化管理人员的知识结构和组织结构，促进学校档案现代化管理人员综合素质的提高和学校档案现代化管理效率。

（二）对档案管理现代化实行统一管理。首先，应该对学校档案现代化管理采购使用的计算机系统和软件进行统一，保障数据信息操作管理与操作系统配套统一，方便学校可以有效地对档案进行现代化管理。另外不同学校之间的一些基本管理稻莩绦蛐畔⒁实现共享，有利于各个学校在第一时间能掌握最新最全的动态信息。需要大家密切关注的是在实现数据信息共享的时候也要做好档案私密数据信息的安全力度，防止其他不法分子盗取学校学生、教职工的档案信息。

（三）加强档案管理基础工作管理。针对学校档案现代化管理基础工作薄弱的情况，一方面学校要优化档案、文书互相脱节的管理模式，加强对大对电子档案数据库的完善和软件更新，减少不必要的经济损失与浪费，全力发展现代化档案管理系统。针对行文文件过程，学校档案管理机构要将档案前后管理工作紧密联系起来。虽然档案内容无法更改但是可以通过技术对学生、教职工的姓名、密级、时间、问号等信息进行著录，结合数据来编制检索工具。另外还可以通过计算机来分析档案的内容和主题，对内容进行标识。加强档案管理基础工作不仅能简化档案现代化管理程序，同时还能提高档案信息的查准率和查全率，对于学校档案现代化管理的程序性、规范性发展具有重大实际意义。

三、结语

学校档案现代化管理现状不是一天两天能够改善的，针对上文中学校档案管理现代化发展过程中存在的档案管理人员素质不高、缺乏统一的档案管理现代化标准、档案管理现代化工作基础薄弱等问题，笔者结合实际情况制定了相应的对策，随着我国电子信息网络技术和档案管理制度的不断完善，相信不久的将来，我国学校档案管理现代化建设也会走向新的高度。

【参考文献】

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关键词：档案管理；现代化

中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0014(C)-0310-01

随着科学技术的迅猛发展，计算机、网络等新技术、新手段在社会生活的各个领域被广泛应用，也为档案工作的开展带来了新的机遇和挑战。随着形势的不断发展，传统的手工档案管理方式越来越不能适应时展的要求。尤其是传统的手工档案管理方式劳动量大、强度高，查询速度慢，工作效率低，严重影响着档案的开发利用，不利于档案事业的长远发展，同时，由于原有的纸质档案保护年代久远，加上原有档案的载体材料质量较差，保护手段相对落后，保存环境也并不十分规范，有些档案已经出现了严重问题，如果不及时采取有效的措施进行保护就会影响到档案管理工作共享性较差，不能形成同一档案资源大家共同查阅的便利条件，某一份档案一旦被某一利用者查阅，同一时段内就会被这一个人独占，其他人就不可能同享这份档案资源，这就迫切需要采用现代化管理手段来提高档案管理质量和利用效率。 档案工作只有不断适应时展的新要求，逐步实现档案管理工作的现代化、规范化、程序化，才能充分发挥好档案的重要作用和意义，为社会主义现代化建设做出积极贡献。扎实有效地推动档案管理工作的现代化进程。

一、要加强档案专业技术人员的培养，造就一批掌握现代化科学技术的优秀档案管理人才

要切实适应科学技术发展的新要求，在原有工作基础上积极主动地创造条件，造就一支政治立场坚定、综合素质高、业务素质强、精通新技术的专业素质人才。不仅要想方设法地引进年轻而又有文化的档案管理人才，还应高度重视现有人才的培训提高，使档案管理工作者都能掌握现代化的科学管理方法，成为档案管理工作现代化的中坚力量，为档案管理工作现代化的顺利开展奠定坚实的人才基础。社会主义现代化带来了电子档案资源的大量产生，这也就要求档案管理工作者必须通晓电子档案资源的特点、性质和工作原理，把握好电子档案资源自身发展的客观规律，积极开发好电子档案信息资源，极大提高档案管理工作效率。因此要加速档案管理工作者自身专业知识的更新，使之尽快掌握现代技术、现代业务。同时，要大力加强对档案管理工作者的责任意识教育，增强他们做好档案管理工作的责任感和主体意识，使之以更加饱满的激情和专业技能有效地做好档案管理工作，推动档案管理工作的现代化进程。如果档案管理工作者没有强烈的进取精神和责任意识，使自己成为适应时代要求的复合型人才，档案管理工作的现代化也就无从谈起。

二、要实行档案管理工作的标准化

标准化是对档案管理工作的技术方法、管理手段和基础设备等实行统一规范化管理的有效方式。只有实现了档案管理工作的标准化才能实现档案管理工作的现代化，可以说，实现档案管理工作的标准化是实现档案管理工作现代化的前提条件。档案管理工作的标准化存在于档案管理工作的一切业务活动中，是档案管理工作不断发展的必然产物。档案管理工作要严格执行国家关于各类档案的标准化要求，不断适应现代科学技术发展的需要，切实加强档案的收集、整理、保管等基础性工作。同时，要实现档案管理工作现代化，还应加强档案室（馆）的硬件设施建设。档案室（馆）的建设要高起点、高标准、严要求，确保符合国家标准化规范要求，不能因为档案室（馆）的建设问题而影响到档案管理工作的进展，影响到档案管理工作现代化的顺利进行。要确保必要的硬件设施投入，把现代化的管理手段应用到档案安全保管、温湿度控制等方面，以适应电子档案管理迅猛发展的需要，为实现档案的数字化、现代化管理奠定坚实的物质基础。

三、要不断加强对档案管理工作的创新