人事档案电子化管理精选(十四篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的14篇人事档案电子化管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

现状分析

传统的以纸质为载体的档案管理模式，工作量大、步骤繁琐，且难以对已经归档的档案材料进行信息提炼与加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等新技术的快速发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，档案信息的快速共享成为可能。在养老保险、医疗保险等人社业务搭乘“信息高速公路”逐渐实现异地信息共享的背景下，档案管理业务却仿佛“信息高速公路”上的“减速带”，受限于纸质载体的特性而发展滞后，限制了人事档案信息资源价值的最大化发挥。人事档案电子化可以使信息资源实现跨区域流动，提升服务质量和群众满意度，创造最佳的社会效益和经济效益，意义重大。

人事档案电子化管理存在的问题

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，对人事档案电子化提出了新的挑战。

电子档案的原始性、真实性易被破坏。原始性、真实性是档案所具有的本质属性，纸质文件内容原始性和真实性很容易确认，而电子档案具有可变性以及载体可分离属性，计算机内存储的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，更没有极具权威性、可辨识真伪的公务用章，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识破，给日后档案材料真实性和权威性认定带来很大困难。

电子档案的安全性问题日益突出。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。电子政务系统中大量的政府公文通过网络、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

没有统一的档案管理软件，电子档案法律效力低。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及材料认定工作，加之电子档案没有固定载体，制定相应的法律认定条文就有一定困难，致使电子档案难以被法律认定。

人事档案电子化管理实施策略

面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：

建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。

加强立法，确保电子文件的法律效力。通^立法给予电子文件充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

篇2

【关键词】 医院 人事档案管理 电子档案

医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。

网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：

1.保存寿命长，不易损坏

档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。

2.信息全面有效

由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。

3.提取档案方便

以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

4.共享性

将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。

通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。

5考核评价公开公平

在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。

当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：

首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。

然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。

其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。

最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。

实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。

参 考 文 献

篇3

一、事业单位人事档案电子化管理的好处

随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。

人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。

此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。

二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略

（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。

随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。

（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。

（三）事业单位必须加强对人事档案管理的科技创新。对人事档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行人事档案管理，将事业单位内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷地使用。这样做也可以避免传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得事业单位资料与事业单位发展的步调一致。在运用新科技进行人事档案管理的同时，人事档案管理部门应注意人事档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使人事档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。

篇4

[关键词] 人事档案；电子化；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112

[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1 人事档案传统管理方式带来的问题

1.1 档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。

1.2 档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3 档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。

2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度

随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。

2.3 加强审查力度，提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。

3 结 语

由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。

主要参考文献

[1]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015（2）：21-22.

篇5

医院人事档案是医院档案的重要组成部分，它真实地反映着医院每一位卫生专业技术人员的学习经历、工作经历、社会关系、政治思想、业务能力、进修培训、学术成果、科研水平、医德行为、工资状况、奖励处罚等方面的情况，是个人经历、工作实际的真实记载，为医院选拔人才、使用人才、评估人才、考核人才提供着重要的依据。它是开发人力资源的资源库，是个人发展、医院招聘、提拔、实现人才优化配置的基本依据。

随着国家对卫生人力资源配置的重视，医院卫生人力资源起着决定性的作用，对人事档案管理工作越来越重视，如何提高人事档案信息的管理与利用水平，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，更好地发挥档案信息资源作用，提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信数字化和网络化，其优点体现如下。

1 提高管理工作的效率

传统的医院人事档案管理是以纸质资料的整理、手工书写为主，查阅个人人事档案时，检索困难，不便于查找；特别是查阅多个人的档案时，更是费时费工。而使用电子人事档案管理后，从生成、采集、验证、归档、建数据库到利用等流程，运用利用现代的数据库技术、扫描技术、压缩技术等技术手段，为医院人事档案管理提供便利，把档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省了时间和人力，提高了效益。

2 档案信息全面有效

由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。

3 有利于档案的完整保存

除了在建立数据库初期输入信息时需要用到原始资料外，原件在编号后便进入档案室归档入库管理，较少再接触原件，利于原件的保管与保存，延长了档案的寿命，避免因借阅造成档案的缺失，保证了档案的完整性。利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

4 提取利用档案方便

在众多的档案袋里找出一个人的档案非常不易，更不谈说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化、网络化，以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员住处的查查询、统计、整理、分析等，实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。同时，计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面，快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索，多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询，也可以满足各种模糊查询。

6 资源共享提高利用率

篇6

关键词:医院;人事档案管理;信息化

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon

Li Kejia,Wang Li

(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)

Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.

Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon

实现人事档案信息化、数字化就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段。提高人事档案信息的管理与利用水平,可以更好地发挥档案信息资源作用,为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来。

一、医院人事档案管理的作用

医院人事档案是医院档案的重要组成部分,反映了医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面的情况,是开发人力资源的资源库。只有在管理好人事档案,才能加强医院人事档案管理,促进医院人力资源管理工作。通过档案,可以了解过去,总结经验,为科学管理提供重要的依据。将查阅档案材料与实际考察的业务水平、个人素质、思想言行、历史情况等原始材料有机结合起来。考察其德能勤绩等情况,准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和使用起到了参考作用。

二、电子信息化人事档案管理优点

(一)提高了管理工作效率

加强医院人事档案信息化建设,是医疗事业管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平成[1],使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,这样大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行事业单位档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平,人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要,也是我国社会主义现代化的需要。

(二)利于材料的完整保存

通过建立以现有人事档案管理人员为主,多科室协作的电子文档归档制度,实现依靠现有医院中心人事档案室纸质档案立卷工作,利用电子信息建立管理医院人事档案

电子信息化人事档案管理,最大的优点就是有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。而且可以在需要的时候进行上级部门的调用而实现长时期的保存完整。

(三)提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化,网络化,以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享[2]。同时,计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面,快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索,多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询,也可以满足各种模糊查询。

(四)满足医院的人力资源需求

在医院,影响人力资源需求的因素主要来自医院内部,有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设为立足点,做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析,为了适应新时期档案管理工作的要求,不断提高对人力资源的开发与管理水平,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵[3],以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才,才尽其用,进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

三、小结

在社会信息化大潮滚滚到来之际,大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习,通过在职培训的办法,使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统,全面推进档案现代化,促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍,也要重视人事档案信息系统的维护。

参考文献:

[1]欧阳洁慧.实现科研档案信息化,提高管理与服务水平[J].广东公安科技,2007,3:35

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案,2008,9,1:26-27

篇7

一、人民银行会计档案管理的现状

目前，人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》及其附件《中国人民银行会计档案管理规定》，各地分支行也结合实际情况制订了会计档案管理的实施细则。主要管理的档案为记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。分别以纸介质、磁介质、光介质三种物理形式，保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案。磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同；无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案，比照类似会计档案进行管理。

人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门，基本职责分工如下：一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案，由会计档案专管员保管，并办理会计档案的调阅、销毁工作，将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门；二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理；三是按会计基本制度的规定，由上级行和分管行领导审批，会计部门组织销毁会计档案的事宜。

二、当前人民银行会计档案管理模式存在的问题

（一）建立会计档案的过程复杂，工作量大

人民银行会计档案的建立，由接收会计业务原始凭证开始，通过记账、复核、汇总、打印、审核、签章、装订等流程后，交由档案专管员按照保管期限进行分类登记、归档。整个过程要经过记账岗、复核岗、事后监督岗、档案专管员岗等各岗位人员开展大量工作。整个会计档案建立过程手续繁琐，且要顾及各环节工作是否衔接、数据是否准确有效等情况。

（二）档案保管成本较高

按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此会计档案保管部门需要建立专门的会计档案保管库房和库房管理制度，还要保证各方面设备、设施符合会计档案保管的要求。

（三）查阅及清理效率低，作用发挥有限

纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅。在入档不及时、归类不正确或登记不完整的情况下查阅会计档案更是耗时费力。而且，目前县支行的部分会计档案由上级中心支行事后监督中心集中保管，导致对县支行开展内外部检查时该部分会计档案无法现场调阅，检查效果受影响。

对于保管期限届满的纸质会计档案，按照现行制度进行清理销毁。需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行清理造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由此可见，清理和销毁流程不但耗时耗力，还隐藏风险。

（四）会计档案管理未与核算系统升级同步，磁介质和光介质档案调阅难度大

人民银行现阶段管理大部分磁介质和光介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是，随着应用系统版本的升级、换代、更新，部分磁介质会计档案已无法调阅，失去了会计档案管理与有效使用的真正意义。

（五）会计档案管理工作的监督检查流于形式

会计档案是会计工作检查的一项内容，但基层人民银行在实际会计工作检查过程中，存在只查看登记簿的建立或档案的装订、整理等情况，对于档案的归类是否正确，归档是否及时、全面、实物与账簿核对是否相符，是否具备安全措施等检查得较少，造成监督管理的漏洞。

三、会计档案电子化管理的优越性分析

所谓会计档案的电子化管理即将会计档案管理的对象由传统的纸质档案为主的管理，转变为对记录会计业务活动的各类会计业务电子资料在计算机及其媒介质上的管理。与传统的会计档案管理模式相比较具有更大的优势，也更能适应当前会计核算发展的需要。主要体现在：

一是简化了会计档案建立和归档的流程。当前人民银行的各类会计核算系统基本上均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、导出和保存的强大功能，以前需要手工编制或打印的会计资料可以直接在各类系统中进行生成并电子化保存，纸质的原始凭证也可以通过扫描仪等电子设备进行电子化。与传统的会计档案建立方法相比较，各类电子会计档案资料的建立流程更为简捷高效，减少了很多中间环节。

二是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电子化保管后，需要保管是只是存有各类电子会计档案的计算机或计算机媒介质，空间大幅度压缩，除了便于携带和传输外，对保管环境要求明显降低，更有利于在防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节加大投入，提高保管水平。

三是提高了会计档案查阅和清理的效率。电子化管理的最大优势在于提高了查阅和清理效率。内外部检查人员得到合理的授权后，通过对合理归档后的电子会计档案在计算机设备中进行操作，调阅会计档案变得异常便捷高效，也更便于检查监督。同样，清理电子会计档案只需要在计算机中进行有条件的简单检索，就能够轻易找到符合保管期限届满或其他条件的会计档案，极大的提高清理效率。

四是符合当前绿色、低碳办公的趋势。纸质档案的在形成、收集、整理、查阅等阶段需要耗费大量的纸张，以及占用打印机、装订机、复印机等设备耗材，并且这种投入是持续的，所需财务费用在办公经费中的比重有不断扩大的趋势，加大了央行履职成本财务压力。实行会计档案进行电子化以后，只需要一次投入，后续只有零星维护费，具有低碳、绿色、可持续使用的明显优势。

四、会计档案电子化管理的可行性探讨

随着计算机科学技术的不断发展，人民银行的会计核算已基本脱离手工处理的阶段，各类业务系统功能日趋完善，为会计档案的电子化管理提供了可能性。

（一）结合实际开发切实可用的会计档案电子化管理系统

开发建立人民银行会计档案电子化管理系统是人民银行会计档案电子化的先决条件。会计档案电子化系统应具备与管理实物会计档案同样的功能，同时要克服以往磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步，调阅难度大的问题。可以将需要建立档案进行保管的会计资料通过现有的会计核算系统类似导出、保存或打印接口以文本或电子表格的形式进行导出或扫描，再上传至会计档案电子化管理系统中，从而解决磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步无法调阅的问题。对于外来的会计资料如纸质凭证、报表等，可以通过扫描设备进行电子化后，再上传至会计档案电子化管理系统中进行管理。由总行或省会中心支行集中管理会计电子档案的数据库，基层行负责对本级核算单位的会计档案按要求进行采集、归档。

（二）修订完善现行会计档案管理制度

随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的发展，会计资料的内容、形式也发生了较大的变化，需要以新的规章制度予以规范指导。会计档案电子化管理同以往的会计档案管理模式比较，档案的建立、归档、调阅、清理等管理方式均发生了较大变化。要相应修改完善人民银行的会计档案管理制度，并建立会计档案电子化管理系统内控制度、操作流程、应急预案等，以适应会计档案电子化管理的要求。

（三）加强会计档案的安全认证及保密管理

对会计档案实行电子化管理后，一是应充分顾及电子设备的防盗、防磁、防雷电等安全要求。若是电子会计档案数据库由省会中心支行以上的机构进行集中管理，将可大大降低上述风险；二是要以适当方式对会计凭证、报表等电子会计档案进行认证。可以根据实际情况改进会计资料的确认方式，如由相关人员在系统中通过电子签名的方式予以确认等；三是提高访问权限的限制。相对于纸质档案而言，电子化档案泄密和遗失的风险责任更大。因此不但要做好电子会计档案的安全认证、备份保管等工作，还要不断加强关于电子会计档案管理方面的人员配备、保密教育、职业教育等方面的软环境建设。

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人事档案源于人事管理活动。自官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，人事档案事业在各级部门的重视下，也得到了较快的发展。

1．以人为本的理念不断深入。人事档案管理是一项非常复杂的工作，进一步完善人事档案管理也是长期和艰苦的任务，其中既有宏观上的调控，也涉及微观上的实践。在这些调控和实际中，人事档案管理作为为人民服务的一个部分，以人为本的理念是必须坚持的原则。

2．队伍整体素质不断增强。伴随着人事档案工作的深入，从事人事档案工作的队伍也在日益壮大，更多政治过硬、思想良好、能力突出的高素质人才加入到了人事档案管理行列，队伍的整体素质和整体稳定性均较好。在新的形式下，信息化的普及应用对相关人员提出了更高的要求，此时档案工作者转变思想、适应变化显得尤为重要，应积极寻求适应新形势的方法，以提高适应改变，不断提高知识水平以及业务能力，适应发展需要，同时使职业生涯获得新的发展和突破。

3．管理已步入现代化之路。我们所说的人事档案管理现代化，是指将更加先进的技术手段应用在人事档案管理之中，达到进一步提高效率的目的。当前信息时代已经到来，计算机技术和网络技术用传统模式不可比拟的优势，在社会各个领域迅速渗透，人事档案管理工作也不例外。一系列基于专业人事管理软件及网络如雨后春笋般蓬勃兴起，使人事档案利用范围迅速扩大，服务水平大幅提升。

二、人事档案的现代化发展方向

针对人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，加速人事档案现代化建设，按照中央组织部提出的“三网三库一平台”的要求，进一步加速人事档案管理工作向网络化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。

1.人事档案管理电子化。当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。人事档案电子化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。

2.人事档案信息标准化。整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案既有本地人才基本信息资源，也有全国范围内的人才信息。此时信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。此时除了需要必备的网络外，还用具备一定的软硬件条件，以实现人事档案信息形成、交换、存储的标准化，便于更广范围的统一调用。

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【关键词】 人事档案管理 发展方向

1 人事档案管理现代化

人事档案管理作为社会主义事业建设的一部分，其最终目标是实现管理的效率化和节约化，即通过现代化技术和思维的应用，以管理成本最小化换取管理质量和水平最大化，为人事工作提供发展和改革的前提。目前，人事档案具有材料散、更新快、利用广、查询多等特点，集中处理面临诸多问题和挑战，因此可通过数字化、网络化、多媒体化等手段实现存储目标、检索需求、异地查阅传输、资源共享等功能，以下做出具体阐述：其一是实现人事档案管理电子化，主要指通过计算机网络技术的运用，将原始的纸质档案转型为电子档案，以计算机系统作为存储载体，通过人工录入的方式准确、完整的将档案信息输入人事信息数据库，以办公自动化网络系作为平台，实现人事信息的综合利用，其优点主要在于避免了纸质档案的磨损和丢失，节约了管理成本，加速了信息传递和共享效率；其二是人事档案信息网络化，指在实现人事档案电子化的基础上，保证档案信息使用安全性后，实现资源异地共享使用，人事档案网络化必须预先设置共享人事资源的权限，保证人事资源异地共享使用时的安全性和保密性；其三是人事档案信息标准化，指实现人事信息资源的整合利用，通过人事档案管理系统软件可在线统计、查询、利用共享某一机构（某一地区范围、全国范围）的人事信息资源，即统一网络信息网和计算机软硬件设备，实现人事信息收集、存储、交换、共享的标准模式，实现跨区域人事信息的使用，给人事管理提供便捷。另外，在使用现代化管理手段提高管理效能的同时，还需提升人事档案管理人员的综合素质，即通过不断的培训和教育，使其成为熟悉传统管理模式又掌握现代管理理论和技术的综合型人才，保证其服务质量和工作效率。

2 人事档案管理社会化

劳动力自由流动是市场经济稳定、健康、有序发展的基础要素，但是现在社会中存在以档案要挟人才、擅自扣留档案、私自建立档案、私自修改档案等不良现象，违背了尊重人才的基本规律，限制了人才流动，阻碍了人事档案管理工作的开展，通过实行人事档案管理社会化，可以开放管理模式，改革管理机构，解决当前存在的管理问题。

2.1 改革管理体制

社会经济发展下的人事档案管理体系，增加了例如认定个人工龄、（离）退休审批等工作项目，建立宏观调控、统一集中、分级负责的管理模式迫在眉睫。例如在县级人事档案管理过程中，人事档案应由该县档案馆统一管理而非分散于各机关，在节省人力物力的同时避免责任推诿现象；又如传统的干部档案、工人档案等分属不同人事部门管理，在管理体制改革影响下，可以用职工档案、医生档案等职业特色鲜明的档案代替，管理组织则由各级组织、人事、劳动等行政管理部门组成集中机构统一负责、共同协调，于此会解决人事档案管理分散问题，使人事档案的管理工作从单位走向社会，推动人事档案管理工作的顺利进行。另外则可实行人事制度，即将人事关系管理与人员使用分离，将人事档案交又第三方管理的机制，实现流动人员档案管理的社会化，解决档案扣留和档案私带的问题。

2.2 改革管理机构

改革人事档案管理机构是实现人事档案管理社会化的重要组成环节，其适用于我国市场经济发展下流动人员增长的现状，也推动了各基层单位的人事改革和聘用制度的发展。改革管理机构的措施其一是设置某一区域范围内独立的经济实体或者跨区域合作团队，在人事、档案、劳动等部门的共同监管下，依靠市场化企业的运作方式和管理手段，合理合法的开发人事档案管理资源；改革管理机构的措施其二是运用互联网技术建立全国范围内各行业的人事档案社会化管理机构，便捷人事档案信息的整合和传递，实践操作中，以“统一领导、分级管理”为前提，在某一区域内设立国家级人事档案中心，统一管理该区域范围内的人事档案。

2.3 优化管理职责

人事档案管理机构改革后的职责除传统的人事档案管理义务之外，还主要是配备符合人事档案管理规定的各项软硬件设施、按照规定保证档案质量、确保档案的正确使用等。因此，人事档案管理机构在流动人员大幅上升的情形下，一方面应该不断联系当事人取得最新的档案信息，条件允许下可使用网络技术或者追踪软件等；另一方面应该建立完善身份追踪系统，收集和整理档案信息，保证档案的动态性、实效性，在保证档案信息安全和质量的前提下，配合基础单位的人才引进和其他工作。再者还需对先管的人事档案进行定期的核实检查，协调档案与当事人之间的变化，条件允许的情况下，可主动更新档案内容，提高档案的使用价值。最后还应做好人事档案补充的登记工作，为核对检查提供便捷的同时，使人事档案的静态信息更加明朗直观。

3 结语

人事档案管理不仅影响着社会人才的优化配置，而且影响着社会主义市场经济和社会主义和谐社会的建立。完善人事档案管理是一项长期性、繁杂性、艰巨性的系统工程，其既需要政府宏观政策的指导，也需要微观的实践措施支持。未来人事档案的管理应遵照我国的基本国情，始终贯彻“以人为本、服务社会”的原则，成为实现和谐社会目标的关键因素。目前，我国人事档案管理应该针对我国人事档案管理理论系统、规律、技能等方面存在的问题，通过改革管理体制、改革管理机构、优化管理职责等措施，建立适合我国国情的人事档案管理体系和机制，另外还可通过利用计算机网络技术和其他现代化科技，实现人事档案管理的网络化、电子化和标准化，提高人事档案管理工作的工作效率、工作质量和服务水平。

参考文献：

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人事档案信息资源开发利用程度低，未能充分发挥作用

由于一些单位管理不到位，人事档案检索工具单一，有些单位的档案，就要是应付差事，仅一套卷宗和目录，查找方式落后，案卷质量不高，严重制约了其信息服务和交流作用的发挥，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到了极大制约。

人事档案管理，人们还存在认识上的偏差

在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却重视不够，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“软件不硬”被动服务状态也很普遍。人们的轻视档案意识对人事档案管理成为不利的因素，在实际工作中，应得到领导的足够重视和支持。

拓展事业单位人事档案管理的途经

（一）推动人事档案管理的社会化

随着档案社会化服务功能的广泛拓展，档案走向开放，档案不再仅仅是少数人利用的工具，而为传承社会记忆而存在，“以人为本，服务至上”的理念为档案的社会化提供了有力的保障。针对市场经济中劳动力的自由流动，目前我国社会中出现的擅自扣档、以档案要挟人才等不良现象不仅限制了人才流动，而且对人事档案工作的开展产生了很大的阻力。因此，个人人事档案由社会化的人才机构集中统一管理是一个好办法，但代管的档案几年不动、不能更新内容、不能流转等问题，有待进一步地改进和完善。

1.人事档案应适应社会管理要求。目前，领导干部的档由组织部管理，一般干部的人事档案由人力资源和社会保障部门管理，外来人员的由中介机构代存，分头领导和管理的情况，已不能适应迅速转化的人员角色的需要。因此，为了解决人事档案管理“分散多头”的问题，应当建立一个集中的人事档案保管机构。

2.管理机构的设置应满足现实需要。随着我国社会主义市场经济的纵深推进，社会流动人口越来越多，人员互配和交流越来越频繁，过去由用人单位管理的人事档案，存在着“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”等现象，已不能继续满足现实需要。建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构，便于人事档案信息的整合与网络传递。管理机构的设置，也可以是跨区域的集团，规模与数量完全由市场决定，在优胜劣汰中接受市场选择，但它们仍然要接受组织、人事和社保门部、档案部门的监督与管理。

3.优化管理职责。人事档案社会化管理机构的设立，是建立人事档案社会化开放式的重要组成部分，有助于推动各个单位人事改革，推动聘用制，而且十分适合目前流动人员大幅度增长的现状。其新职责是：

（1）配备符合规定的软硬件设施，按照相关规定确保人事档案质量，保护人事档案信息安全和被正当使用。

（2）对于流动人员档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。

（3）对人事档案的收集和补充要做好登记工作，以便检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定、削减，这样才能使档案信息更加明朗。

（二）促进人事档案管理的现代化

人事档案管理，是我国全面建设小康社会的重要组成部分，其管理的目标和层次也要达到效率型和节约型，这样就要求人事档案管理成本的最小化和人事档案管理水平和质量的最优化。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大、占用面积小、检索速度快、交互式传输、异地查阅、资源共享等优势当仁不让地成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。

1.人事档案管理电子化。人事档案管理的现代化的前提，是实现人事档案的电子化。目前，虽经过试点和全面推进了人事档案管理的电子化，但有些单位仅停留在较低的水平上，仍保留原有的纸质档案。为了缓解人事档案所存在的制度困难，应大力推进人事档案管理电子化，确实做到采集真实、管理规范、节约成本、减少风险、建构社会信用系统。

2.人事档案信息标准化。人事档案社会化管理的目标这一，就是整合人才信息资源，而整合的手段就是通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能。因此，应建立健全各级机构统一的计算机软、硬件环境，实现人一档案信息形成、存储、交换的标准化。

3.人事档案信息网络化。人事档案网络化，是人事档案电子化之后，在不违背档案保密规定的基础上，充分利用网络优势，实行人事档案信息资源异地共享。这样，能够最大限度地发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，为人事档案管理和我国人才政策、人才战略的制定提供周到的服务。

强化人事档案内容，适应社会

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关键词：人事档案；管理；电子化分析

一、我国人事档案电子管理的背景

人事档案存储电子化是不可回避的发展趋势 与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入人事档案管理领域起步晚，应用程度较为滞后，目前主要用于案案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为必然趋势。

传统人事档案工作主要强调原始记录纸张的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遗失，损毁就难以弥补，失去重要的历史凭证。人事档案计算机管理系统，将人事档案原件保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成，我们认为，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少档案工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏。更在于实现了人事档案的信息备份。

二、开展计算机应用工作的必要性

2.1 新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术普及到了各行各业，这也大加快了各项工作信息化的进程，而新时期人事工作更诮走在前面，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。

2.2 提高人事档案管理水平的需要。极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。

三、人事档案管理在当前计算机应用工作中存在的问题

3.1 重复操作，数据难以共享。随着计算机应用工作的开展，应用软件的开发和推广工作也得到了加强，各部门都逐步建立起相关的数据库，把人事工作中的主要信息管理起来，为人事工作提供了先进的技术处理手段，但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件，就造成了重复操作，数据却不能共享。

3.2 现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展，各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息应用水平却相对较低，而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用，使现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享，计算机效能没有得到充分发挥。

3.3 系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要，影响决策。目前，我们的数据库建设还不完善，可供使用的信息量相对较少，应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料，无法满足实际工作的需要，而且在操作上专业性增强，使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。

3.4 工作人员计算机操作水平相对较低，影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异，而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员，计算机专业水平相对较低，如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平，难以适应工作的需要，也势必影响计算机作用的发挥。

四、人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式 人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。

各种人事信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校对的现成表格资料，随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式，学历变化等信息的管理往往相对滞后，以上因素都会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

五．强化制度化建设使人事信息管理更加规范

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。

六．提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，在远程查档刚刚起步的今天，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

七． 计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定

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一、人事档案的重要性

1.提供基本信息

人事档案是相关单位了解员工的重要重要手段，人事档案承载着大量员工的基本信息，而且单位通过人事档案可以对员工的家庭背景、工作情况、教育背景等有个初步的了解，可以掌握员工的个性、性格，了解了这些之后，可以有针对性的给员工安排合适的岗位，或者是有针对性的提升员工的素质等。

2.优化人员配置

人事档案是员工个人性格、个人能力以及经历的很好展现，只有通过人事档案，管理者才可以较好的获取以及掌握员工的信息，才可以把员工放到适合的岗位上，才可以实现人员的优化配置，实现经济效益的最大化。

3.为长远的战略规划作出参考

只有通过对人事档案的详细分析，管理者才可以获得真实的员工信息，才可以了解单位对人才的需求，才可以掌握发展的动向，从而制定有利于发展的战略计划。

二、目前我国人事档案管理工作中出现的一些问题

1.政府机关以及事业单位

在政府机关以及事业单位之中人事档案管理工作存在的主要问题有：

（1）人事档案管理工作内容过于片面。人事档案不仅仅需要记录员工的基本信息、家庭背景、工作经历等自然情况，而且还需要记录员工的才能、品格、工作成绩等后天情况，但是政府机关以及事业单位中的人事档案大多缺乏后者，有的单位的人事档案仅仅记录员工的姓名、生日、出生地等情况，而完全没有员工的工作能力、业绩表现等。所以，这种档案完全不能够成为选人以及用人的参考。

（2）人事管理的方法方式落后。最近几年，随着科技的发展，电子技术在办公系统中的应用越来越普遍。许多单位已经跟上潮流的发展步伐，开始进入电子化、数据化管理的新时代，但是仍有一些部门管理的手段陈旧、方式落后，使得档案的收集以及整理工作出现问题，档案分散甚至丢失的情况时有发生，这些都大大降低了企业工作的效率。

（3）部分单位对于档案管理工作重视不足。传统的机关事业单位的档案管理工作仅仅流于形式，员工的档案也是纸质的呈现，归档之后便不再更新，甚至于档案与员工的实际情况相差甚远。这些都是管理者的重视程度不足造成的，档案管理并没有发挥实际的价值，而只是流于形式。

2.中小企业

在中小企业的人事档案管理工作中存在的问题主要有：部分人事档案没有反映实际情况。与政府机关以及事业单位比起来，人事档案失真是中小企业非常容易出现的问题。尤其是最近几年科学技术的发展，电子信息技术的广泛应用为学历造假、身份造假、工作经历造价等提供了条件，中小企业中个人信息失真的情况屡屡出现。对于这种现象，原因有如下的几个方面：首先是造假者没有本着实事求是的原则，没有意识到造假是个违反法律的事情。其次，中小企业的人事档案管理工作也出现了问题，审查工作出现了问题，部分的管理者个人素质有限，面对一些信息无法辨别真假，企业的管理者也没有正确的渠道来有效地鉴别信息，从而只能被动的接受信息。这些问题不仅导致了企业对员工的评估产生偏差，而且还有可能给企业带来一些不必要的损失。人事档案丢失的现象频繁发生。不仅仅失真的现象频繁发生，而且档案缺失的问题也广泛存在。随着市场经济的出现，人员进入了广泛的自由流动，这不仅打破了终身雇佣制，而且激发了市场的活力，使得资源得到优化配置。用工期限的缩短使得管理者更加不重视人事档案的管理。

三、人力资源管理工作当中人事档案管理的创新策略

1.提升管理者对于人事档案管理工作的重视程度

经过如上几个部分的分析，我们可以发现，不同的单位、部门人事档案管理出现的问题都是管理者重视不足导致的，意识、观念形态的问题是根本性的问题，管理者应该将其提高到战略层面的高度上。比如我们在人事档案中记录员工的绩效、员工的奖惩、员工的晋升等都是十分必要的，管理者通过这些有价值的信息可以很好地了解员工的个人特点、素质素养等，从而可以根据这些情况作出综合分析判断，选择对员工进行培训等，从而提升员工的工作能力。

2.强化人事档案的时效性以及真实性

在人事档案的整理中，过去我们通常是采用传统的做法，采用手写的方式来进行，所以其间隔的时间相对较长，这样就及其容易产生失真的问题。为了改善这种情况，如今我们采用电子化的管理方式，有效地缩短档案整理的时间，时时的进行更新，把员工最近的个人表现、绩效考核等内容记录下来，对档案记录的范围进行合理的拓展，做好信息的分类以及补充，使得人事档案的信息可以实现及时的更新。同时，还应该加强对于人事档案真实性的鉴定工作，要及时的对人事档案的内容进行清查，删除一些无效的信息，保证员工人事档案是员工情况的真实反映。

3.人事档案管理手段的现代化创新

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传统封闭内向的人事管理方式不能适应社会主义市场经济下的人事制度改革需要。开放搞活的用人制度改变了过去人们从一而终的就业观念，尤其是青年人，择业跳槽的现象的普遍化，促进了人才市场的活跃，有利于人力资源的合理配置，有利于人们积极性的发挥，是人力资源市场进步的体现。传统的纸质档案也不能适应大量的快速的人才流动的需要。

二、完善、创新人事档案管理的措施

做好新时期人事档案管理工作,使之适应市场经济的要求,结合我国人事档案管理的现状，应从两个方面入手；一是完善规范传统的以机关、企事业单位为单位的人事管理方式,使之更加规范化和标准化;二是探索区域性人事档案管理中心的管理方法,实行人事档案开放式管理。具体措施为：

1、加强党的领导，强化档案意识

我国延续多年的人事档案管理制度对我党、我国的干部队伍和员工队伍建设发挥了积极的不可替代的作用，面对改革开放新形势，虽然传统的人事管理制度出现一些不适应，这并不意味着可以不要或弱化人事档案管理，相反而是要进一步完善、进一步改进。通过引进现代化管理手段，探索并实行新的管理模式，使之更加完善，科学，以适应社会主义市场经济的要求。所以，我国党政机关、企事业单位领导要高度重视人事档案的管理，坚持党管干部的原则，加强党对人事档案工作的领导，加大《档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用；落实档案室硬件配备，搞好档案工作人员的业务培训，把人事档案管理工作切实落到实处。

2、严格管理标准，规范管理程序

在我国多数企事业单位，人事档案管理相对于其他档案管理还是比较被重视和正规的，但严格来讲，按照高标准要求，仍达不到标准化、规范化要求。严格管理标准，规范管理程序。就是在认真执行档案管理一系列规章制度的同时，重点解决目前存在的较普遍问题；一是干部、员工个人应入档的信息资料要按规定时间、规定程序进档，并做到及时、无遗漏、无丢失；二是整理人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》要求，做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每一个档案达到完整、真实、精练、实用。三是在记载内容上，切实从人力资源管理和利用的角度出发,把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去,突出个人能力的发展,提高人事档案信息的利用价值，进而实现档案管理的标准化和规范化。

3、创新管理模式，促进开放搞活

探索区域性人事档案管理中心的管理模式，区域性人事档案管理中心,就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心。并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用,使其更好为现代化建设服务。以适应我国用人制度开放搞活带来的人才流动快、流动量大、档案信息公开透明、人才竞争公开透明的需要，实现全国档案信息的直接交流。克服传统人才管理模式中档案信息封闭，档滞人流的弊端，促进整个社会人才资源的合理配置。在操作上,形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案,由单位及时补充新材料,用工单位可利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才,人事档案管理中心通过保管、提供、利用乃至信息开发等众多职能,实现档案管理和服务。

4、引进电子技术，实现科学管理

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关键词 医院人事档案 管理机制 途径

医院进行自主招聘是根据医院的实际发展需求而展开的编外人员的招聘，因为只有引进高素质的专业人才，才能促进医院医疗水平的提高。然而医院在对这些人员的档案进行管理的过程中，一些问题也随之显现出来，基于此种情况，笔者以医院实行人事档案管理机制的优势作为文章内容的切入点，并对人事档案管理存在的问题和对策进行了详细的阐述，希望能对医院的档案管理人员提供一些借鉴和帮助。

一、医院实行人事档案管理机制的优势

（一）促进医院职位结构的合理化

众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益

（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展

正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。

（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题

随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。

二、现阶段人事档案管理存在的主要问题

（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作

我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。

（二）人事制度不够完善

由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。

（三）加大了医院档案管理人员的工作强度

通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。

（四）人事机构的人事档案信息更新不及时

人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。

三、人事档案管理的有效路径

对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：

（一）促进档案管理人员综合素质的提升

可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。

（二）建立健全人事档案管理的规章制度

众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。

（三）加快推进人事档案的电子化进程

医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。

（四）对人员的业绩记录在案

医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。

四、结束语

完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。

（作者单位为安仁县第二人民医院）

[作者简介：刘，安仁县第二人民医院党支部书记，历任中学教师、机关干部、乡镇领导。]

参考文献

[1] 许安庆，徐道喜.医院人事制度现状与完善[J].江苏卫生事业管理，2005（16）.