人事档案电子化管理精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇人事档案电子化管理，期待它们能激发您的灵感。

篇1

现状分析

传统的以纸质为载体的档案管理模式，工作量大、步骤繁琐，且难以对已经归档的档案材料进行信息提炼与加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等新技术的快速发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，档案信息的快速共享成为可能。在养老保险、医疗保险等人社业务搭乘“信息高速公路”逐渐实现异地信息共享的背景下，档案管理业务却仿佛“信息高速公路”上的“减速带”，受限于纸质载体的特性而发展滞后，限制了人事档案信息资源价值的最大化发挥。人事档案电子化可以使信息资源实现跨区域流动，提升服务质量和群众满意度，创造最佳的社会效益和经济效益，意义重大。

人事档案电子化管理存在的问题

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，对人事档案电子化提出了新的挑战。

电子档案的原始性、真实性易被破坏。原始性、真实性是档案所具有的本质属性，纸质文件内容原始性和真实性很容易确认，而电子档案具有可变性以及载体可分离属性，计算机内存储的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，更没有极具权威性、可辨识真伪的公务用章，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识破，给日后档案材料真实性和权威性认定带来很大困难。

电子档案的安全性问题日益突出。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。电子政务系统中大量的政府公文通过网络、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

没有统一的档案管理软件，电子档案法律效力低。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及材料认定工作，加之电子档案没有固定载体，制定相应的法律认定条文就有一定困难，致使电子档案难以被法律认定。

人事档案电子化管理实施策略

面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：

建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。

加强立法，确保电子文件的法律效力。通^立法给予电子文件充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

篇2

关键词：  医院  人事档案管理  电子档案

        医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。

        网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：

        1.保存寿命长，不易损坏

        档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。

        3.提取档案方便

        以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。 

通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。

        5考核评价公开公平

        在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。

        当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：

    首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。

        然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。

        其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。

        最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。

实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。

参 考 文 献 

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一、事业单位人事档案电子化管理的好处

随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。

人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。

此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。

二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略

（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。

随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。

（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。

（三）事业单位必须加强对人事档案管理的科技创新。对人事档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行人事档案管理，将事业单位内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷地使用。这样做也可以避免传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得事业单位资料与事业单位发展的步调一致。在运用新科技进行人事档案管理的同时，人事档案管理部门应注意人事档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使人事档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。

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[关键词] 人事档案；电子化；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112

[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1 人事档案传统管理方式带来的问题

1.1 档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。

1.2 档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3 档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。

2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度

随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。

2.3 加强审查力度，提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。

3 结 语

由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。

主要参考文献

[1]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015（2）：21-22.

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医院人事档案是医院档案的重要组成部分，它真实地反映着医院每一位卫生专业技术人员的学习经历、工作经历、社会关系、政治思想、业务能力、进修培训、学术成果、科研水平、医德行为、工资状况、奖励处罚等方面的情况，是个人经历、工作实际的真实记载，为医院选拔人才、使用人才、评估人才、考核人才提供着重要的依据。它是开发人力资源的资源库，是个人发展、医院招聘、提拔、实现人才优化配置的基本依据。

随着国家对卫生人力资源配置的重视，医院卫生人力资源起着决定性的作用，对人事档案管理工作越来越重视，如何提高人事档案信息的管理与利用水平，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，更好地发挥档案信息资源作用，提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信数字化和网络化，其优点体现如下。

1 提高管理工作的效率

传统的医院人事档案管理是以纸质资料的整理、手工书写为主，查阅个人人事档案时，检索困难，不便于查找；特别是查阅多个人的档案时，更是费时费工。而使用电子人事档案管理后，从生成、采集、验证、归档、建数据库到利用等流程，运用利用现代的数据库技术、扫描技术、压缩技术等技术手段，为医院人事档案管理提供便利，把档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省了时间和人力，提高了效益。

2 档案信息全面有效

由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。

3 有利于档案的完整保存

除了在建立数据库初期输入信息时需要用到原始资料外，原件在编号后便进入档案室归档入库管理，较少再接触原件，利于原件的保管与保存，延长了档案的寿命，避免因借阅造成档案的缺失，保证了档案的完整性。利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

4 提取利用档案方便

在众多的档案袋里找出一个人的档案非常不易，更不谈说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化、网络化，以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员住处的查查询、统计、整理、分析等，实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。同时，计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面，快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索，多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询，也可以满足各种模糊查询。

6 资源共享提高利用率