电子档案管理的优势精选(五篇)

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的5篇电子档案管理的优势，期待它们能激发您的灵感。

篇1

一、民政社会救助中心电子档案管理存在的问题

（一）电子档案归档存在缺失。由于民政社会救助中心在以往的工作中保留的纸质档案资料库极为庞大，再加上纸质档案装订、整理的过程中也没有进行科学分类，导致民政社会救助中心在全面实施电子档案管理以后，许多纸质档案都没有得到及时、合理地利用。将纸质版的档案归纳成电子档案是一件极为复杂、繁琐的工作，因为电子档案归档的不完整性，以致电子档案本身检索便捷、快速的优势没有得到充分的发挥，档案管理的效率相对较为低下。

（二）电子档案缺乏资金保障。因为民政社会救助中心档案管理信息化建设缺乏有效的资金保障，导致其在硬件设施方面的投入明显不足，全国各个地区的民政社会救助中心档案管理部门仍旧采用配置相对较为过时的计算机，导致民政社会救助中心电子档案管理工作的效率大打折扣。民政社会救助中心档案管理工作如果要实现高效率的信息化管理，先进的硬件设施是必备的保障，例如：高配置的电脑、扫描仪、打印机以及复印机等等。

（三）档案管理人员信息素养有待提升。现阶段，民政社会救助中心档案管理队伍的年龄结构不合理，许多年龄较大的档案管理人员适应能力相对较差，其在档案管理信息化操作方面则存在不精通、不熟练的情况，自然也就难以掌握电子档案的分类、流程以及归档等相关工作，导致民政社会救助中心电子档案管理工作受到一定程度的影响。

二、优化措施与建议

（一）完善电子档案管理体系。一套科学、合理的制度是保障电子档案管理工作能有序开展的先决条件。这就需要民政社会救助中心严格按照电子档案管理的相关规范，充分结合民政社会救助中心的实际情况，制定一套具有科学性、合理性的电子档案管理体系，使得电子档案的形成、积累流程的管理工作以及检查鉴定、归档责任等相关流程更为规范化、合理化，切实保障各项工作的开展实现有章可循、有矩可循。针对审查完成的电子文件实施统一的收集管理，要产生对应的纸质文件，并且要针对纸质文件实施集中核查，从而有效保障纸质档案文件能够与电子档案保持一致。此外，民政社会救助中心应当逐渐规范电子档案管理工作所使用的软件与平台，从而有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

（二）加大财务档案管理信息化发展力度。民政社会救助中心电子档案管理工作要想更好地发展，就必须要进一步增加硬件方面的投入力度，全面更新电子档案管理的软件与硬件，配齐自动打印机、扫描仪、复印机、照相机以及计算机等，切实满足现代化电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展。此外，民政社会救助中心还应当逐步实现电子档案自动化管理的目标，必须要改变传统管理中“重藏轻管”的理念，高度重视民政社会救助中心档案的“利用”性质，比如：构建社会救助工作的信息管理系统，使得民政社会救助中心电子档案工作的检索更为便捷、内容更为准确，从而有效促进民政社会救助中心电子档案规范化、科学化的发展，真正实现民政社会救助中心电子档案的价值。

（三）提升档案管理人员专业能力。随着信息技术与科学技术日新月异的变化，电子档案已经成为档案管理工作未来的必然发展趋势。所以，民政社会救助中心应当依照档案管理的实际需求，针对档案管理队伍进行优化，切实保障档案管理队伍年龄结构的合理性。进一步加强培训教育工作，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据当前档案管理队伍的实际情况，组织多形式、多渠道的培训教育方式，进一步完善档案管理人员的知识体系与信息素养，全面提升档案管理队伍的电子信息知识，力争打造一支综合素质过硬、专业结构合理、专业技术强的档案管理队伍。

篇2

关键词：幼儿园；电子档案；管理；实践

目前存储媒介为刻录光盘，但在实际操作过程中遇到了诸多问题：1．视频文件越来越多，借阅光盘只能给一位老师使用，其他老师就无法使用。2．光盘查阅困难，光盘堆叠在一起，很难迅速查阅到需要的。3．光盘借阅至归还存在问题，归还不及时，导致光盘丢失，再次刻盘耗费时间。4．光盘存储容量小，普通单张光盘容量为4．7G，针对目前高清视频，动则5－6G，单张光盘不能容纳一个视频。5．电子档案现已越来越多被幼儿园所应用，但经常会出现误传、误删等现象，权限管理不清。针对以上问题，在遵循电子文件光盘刻录的前提下，对我园教师电子档案存储和借阅方式上应用“云盘”和“享存”软件进行管理，更好地服务教师查阅幼儿园电子档案。

一、云盘使用

云端存储编辑其实是网络硬盘，只要有网络，学校、教师可以随时随地地存放电子类文件。云盘相对于机械硬盘或者移动硬盘来说更加得方便，教师不用再将机械硬盘等设备带在身上，却可以通过无线互联网络随时随地地从云端来获取自己存储起来的信息。（一）使用优势：1．存储空间大，现普通DVD光盘单张存储容量为4．7G，百度云盘有2T空间，相当于435张光盘，腾讯微云有10T空间，相当于2178张光盘，而且存储空间会不断扩大，满足视频文件需要大空间的存储要求。2．将视频文件按时间顺序上传至云空间，可以按具体文件夹名称检索，也可按类型分类检索。3．创建分享，便于需要查阅老师自行下载查阅，无需借阅手续，减少中间烦琐过程。步骤如下：（二）使用的不足：1．借阅教师收到分享链接，下载查看时需要有网络支持，下载时间依网速而定，需要一定时间才能查看。2．存储介质为云技术，而基于web的应用长时间以来就被认为具有潜在的安全风险。这就是说云托管的数据可能会产生少量的数据丢失，这是由于特殊情况引起的。

二、文档管理软件享存应用

（一）幼儿园的文件应该统一存储到幼儿园的服务器里面，让老师们可以共享资源。（二）共享过程中目录有权限管理，实现权限管理。①谁是该目录的文档管理员目录的文档管理员，可以进行分权管理。比如，我们创建“业务部”这个目录，我们指定x为业务部文档管理员，则x可以在“业务部”目录下建立自己的分目录，并设置相关权限②谁可以在该目录内－上传文件③谁可以在该目录内－下载文件④谁可以在该目录内－浏览文件文件可以看，但拿不到实体文件。浏览文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤谁可以在该目录内－修改文件想要修改或者删减文件需要有修改的权限，但是具有上传权限的人不一定拥有修改的权限。（文件资源收集到幼儿园的服务器之后，上传的人不能对文件进行删除和修改，以免有人恶意地进行破坏，做好防范措施。）（三）查询查询的时候实行多条件模糊组合，支持多条件组合模糊查询。总而言之，幼儿园电子档案管理需要在新的计算机技术上不断发展，在操作应用中选择适合本园的媒介，并让电子档案更好地服务于本园教师，在此基础上更好地优化电子档案管理工作。

参考文献：

篇3

1 明确电子文件的涵义

《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

由此我们可以得知：办公白动化系统中产生、运转的文档，用数码相机、数码摄像机拍摄的照片、视频，录音笔录制的音频，扫描仪扫描后的图像等都是电子文件。电子文件还包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程记录、修改内容及操作者的记录等信息。因为每一份电子文件在生成、运转的过程中都会生成元数据和背景信息。

2 明确电子文件的管理职责

想要切实做好电子文件管理工作，充分保障电子档案的真实性和完整性，相关的档案行政管理部门与档案形成部门、职责部门等有关部门之间要进行良好的协调合作，并将各项指责俄进行明确的划分，具体表现在以下几个方面。

2.1 档案行政管理部门

首先，档案行政管理部门要与信息化主管部门进行沟通交流，共同对本区域内的电子文件归档工作进行管理与监督。并且，由于电子文件的发展时间不长，电子文件管理工作也正处于摸索中的阶段，在实际工作过程中，难免会出现问题。因此，这就需要档案行政管理部门要对电子文件档案管理工作进行正确的指导，通过与信息化主管部门的合作，对电子文件进行有效的管理，并从一定程度上，大大提高了档案归档工作的效率。

2.2 电子文件形成单位

在电子文件的全过程管理中，无论是从系统设计阶段，还是最终电子文件的形成，电子文件的形成单位都要实施全程的管理，积极参与其中。同时，各个相关单位也要将自身的管理职责进行明确，制定出完善的电子文件归档管理制度，共同将电子文件归档文化归档工作做好。

2.2.1 档案部门的职责档案部门

该部门主要是与信息化工作部门、电子文件形成部门一同商议之后，建立出相应的电子文件归档制度，其中，主要内容包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。其次，还要加强与本单位信息化工作部门的协调交流，从而确保办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求。另外，档案部门要结合当前本单位的档案现代化管理情况，充分了解系统的开发程度，积极与信息化部门沟通，同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出具体的功能要求。

2.2.2 信息化工作部门的职责

要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之问的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

2.3 电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

3 明确电子文件的管理原则

档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。

篇4

【关键词】档案管理；电子档案；电子档案管理

一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。

一、档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

二、电子档案的要点

随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

三、电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

四、结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

【参考文献】

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊,2014(03):113+138.

[3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界,2015(05):199.

篇5

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。

针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。