高职院校档案监督指导研究

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的1篇高职院校档案监督指导研究，期待它们能激发您的灵感。

摘要:高职院校档案监督指导工作一直是高职院校档案工作中的短板。文章结合工作中的实践经验和信息积累，分析了目前高职院校档案监督指导工作在内容、方式、方法、效果等方面的现状与存在的问题。在此基础上，引入精细化管理的理念和方法，对支撑体系、保障条件、方法措施和运行环境四个方面进行设计，提出了高职院校档案监督指导工作精细化管理体系的构建策略，为高职院校档案监督指导工作改革和创新提供新的路径。

精细化管理是一种管理理念和文化。它是20世纪50年代末起源于日本的一种企业管理理念，是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求[1]。随着职业教育的蓬勃发展，档案建设作为国家职业教育工作的重要组成部分也越发得到重视。档案监督指导工作是高职院校档案工作的一项重要内容，也是高职院校档案事业的基础。2021年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》中新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，特别是“监督检查”章节，在法律条款中明确了档案主管部门监督指导的职能和责任。《高等学校档案管理办法》第八条、第十四条以及《〈高等学校档案管理办法〉解读》规定，对高校档案工作进行监督指导是高校档案部门的一项管理职责。除了规章制度的职责规定外，高职院校档案监督指导工作是学校档案部门行之有效的管理手段，有效的监督指导工作能够从立档单位源头上提高档案工作效率和质量，保障高职院校档案事业各个环节的正常运行和整体水平，推动高职院校档案事业规范化、标准化、制度化发展，进一步促进职业教育的发展。《档案法》实施30多年来，高职院校的档案监督指导工作形成了一定的模式，积累了一些有益的经验和做法，但是在实际工作中也存在工作不到位、工作效果不佳等问题。这些问题产生的主要原因在于缺少系统化的、精细化的管理。而在档案监督指导工作中引入精细化管理的理念和方法，能为高职院校档案监督指导工作提供新的思路，缓解和突破目前档案监督指导工作中存在的盲点、难点和误区，进而提升高职院校档案部门的管理水平。

一、档案监督指导工作精细化管理的概念和要素

1.概念。档案监督指导工作精细化管理，就是在档案监督指导工作中引入精细化管理的理念、方法和原理，通过对规则进行细化和系统化，运用程序化、标准化、信息化、数据化等管理手段，确保档案监督指导工作的各个工作流程精确、有效、协同和可持续开展。

2.要素。档案监督指导工作精细化管理包括多个要素，只有每个要素都得到充分重视和有效保障，档案监督指导工作精细化管理才能落到实处。一是精细规划。档案监督指导工作精细化管理要规划先行。精细规划立足于学校档案工作的中长期发展目标，结合总体目标制定或优化具体目标和方案。具体目标和方案要具有可操作性和可执行性。二是精细分析。精细化分析是落实精细化管理的前提条件。要深入细致地查找并分析档案监督指导工作存在的关键问题和薄弱环节，针对问题找到正确的解决方案和措施，并狠抓落实，实现档案监督指导工作的功能、效果和作用。三是精细操作。在档案监督指导整个工作中，各个工作环节都需要遵循必要的规范和标准。档案部门和各归档部门积极主动开展工作、配合工作，档案监督指导工作精细化管理才能取得实效，精细化的管理模式才能得到有效推广。四是精细控制。档案监督指导工作涉及的事项多，工作环节也复杂。整体运行过程中需要事先做好计划、确定工作流程等相关工作。各项工作按照工作计划和流程规范进行，能够提高管理效能，及早发现工作中存在的问题并进行有效修正。

二、高职院校档案监督指导工作精细化管理概况

《档案法》实施30多年来，高职院校在开展档案监督指导工作中不断摸索经验，建立了一定的工作模式，如大部分高职院校都建立了以学校档案部门为主体、学校内部各归档部门为客体的档案监督指导工作组织管理网格体系；档案监督指导工作得到领导的重视，列为档案工作的重要内容，每年定期开展；关注到档案监督指导工作人员的素质要求，越来越多的高职院校配备了档案学专业出身的档案监督指导工作人员等，但是由于缺少精细化的档案监督指导工作模式，高职院校档案监督指导工作还存在一些问题。一是重微观业务指导，轻宏观规划。高职院校在档案监督指导工作的内容上偏重于微观业务指导，把监督指导工作的重点放在了做好文件材料的收集、整理以及一些具体的业务工作上，对于归档单位的宏观指导和通盘规划则明显不足。二是监督指导的方法措施单一。主要采取的是传统的档案部门手把手教、手把手帮助干的被动的指导方式，结合现代化手段开展工作的不多。三是缺少完备的考核奖励机制。高职院校通常缺少对档案监督指导工作细致的考评和奖惩，对档案监督指导工作的考评往往只是作为档案工作考核的一项内容，并没有制定详细的考核标准。四是缺少精细化的岗位职责体系。高职院校档案部门的各个岗位缺少责任明确、权责清晰的岗位职责，档案监督指导工作并没有明确的岗位责任制进行约束。五是缺乏科学、细致的管理制度、工作流程和工作标准。高职院校一般没有专门的档案监督指导工作规范，有的只是在档案工作制度里稍有涉及，并没有作出细致、明确的规定；没有制定科学、有序、高效的工作流程，缺少对细节的关注和把控；各个工作环节缺少相应的工作指标进行对标，工作过程和效果都难以进行考量。六是对整改的约束力不强。缺少对整改过程的监督和指导，只是提出了整改建议，对整改过程欠督促。

三、高职院校档案监督指导工作精细化管理体系构建

针对目前高职院校档案监督指导工作中存在的问题与不足，引入精细化管理理念，探讨构建高职院校档案监督指导工作精细化管理体系，通过整体规划档案监督指导工作，细化工作流程和标准，科学组织监督指导工作举措，改变过去粗放式的管理状态，从而切实提高高职院校档案监督指导工作的成效。通过对支撑体系、保障条件、方法措施和运行环境四方面的设计，构建多维、立体、长效的高职院校档案监督指导精细化管理体系。其中，建立精细化管理支撑体系是起点，也是整个体系的重要核心内容；运行环境是基石，是整个体系的外部依托条件，优化运行环境可以为高职院校档案监督指导工作的开展营造有利的外部环境；保障条件和方法措施是中间支柱，起到衔接的作用，通过健全保障条件、创新档案监督指导工作的方法措施来确保高职院校档案监督指导工作精细化管理体系达到内外运行一体、上下融会贯通的状态，从而实现高职院校档案监督指导工作的效果最大化。

1.建立精细化管理支撑体系。（1）完善岗位职责体系。高职院校要转变过去粗放的档案监督指导职责体系，建立责任明确、权责清晰、106督查和追责措施到位的岗位职责体系，明确档案监督指导工作各环节责任，才有可能精准完成各项工作。一是进行精细化的岗位设计。根据高职院校档案监督指导工作中的常规工作、重点工作、临时工作的需要，明确规定档案监督指导工作岗位的任务、要求、责任、权利以及与其他岗位的关系。二是对岗位进行准确的描述。将岗位目的、主要职责、工作关系、基本人员要求等用文字进行描述，以此作为决定任用档案监督指导工作人员的依据、衡量工作人员适岗的标准条件和指导制定工作目标的依据。三是以岗位职责为基础，把档案监督指导工作的岗位职责内容、履职内容和绩效评价考核等内容结合起来。（2）细化工作流程。制定精细化档案监督指导工作流程是档案监督指导工作精细化管理的重要组成部分。高职院校针对监督指导工作的常规工作事项、重点跟进事项、专项工作等不同类型的工作任务和目标，将固定和机动、宏观和微观相结合，制定相应工作流程，并且随着工作的进程不断对流程进行总结、完善和优化，从而保证高职院校档案监督指导工作的精细化管理[2]35。本文具体以高职院校档案监督指导工作中的常规工作之一文书档案监督指导工作为例，细化其工作流程。一是事前监督指导，带有告知的性质，时间段为文件材料形成前，将文件材料的收集保存在一开始就纳入各部门的工作中，这要求档案部门要熟悉各归档部门的业务活动，掌握不同类型文件的形成特点和规律。二是事中监督指导，带有一种督促检查性质，时间段为文件材料形成的过程，对文件材料形成过程进行监督指导，及时发现在文件材料形成的过程中可能出现的问题，给予专业的、有针对性的监督指导意见，及时纠正问题，并形成指导服务的工作记录，供日后参考和查证。三是事后监督指导，带有验收的性质，时间段为文件材料立卷归档的过程，对归档案卷进行验收，并及时收集监督指导工作的反馈意见，登记总结，可以起到弥补的作用，最大限度地减少不标准、不规范的案卷产生，提高立卷归档工作质量。（3）制定科学的工作标准或指标。高职院校要开展档案监督指导工作精细化管理，提高档案监督指导工作的成效，其中最基础的管理要素就是标准，通过制定科学的工作标准作为工作标杆，让整个工作流程更加具有规范性和科学性。按照“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，为各个工作环节制定要求和参照标准，能够定量的环节要尽量制定科学的数据标准，以供考量。（4）建立整改约束机制。要对整改问题进行细化，指导归档部门制定详细的整改措施，并对整改过程进行监督指导，督促和指导各归档部门将整改工作落实到位。通过听取整改报告、提出问题、实地查看、抽查案卷、查验佐证材料等多种方式了解整改工作进度，全面掌握整改情况，及时反馈整改结果。对于拖延整改或者拒不整改者，予以批评和相应处理，并将整改落实情况纳入相关人员的工作考核中，与其任用、晋升、奖惩挂钩，以此来推动整改工作的全面落实。（5）建立完善的考核机制。在档案监督指导工作精细化管理体系下，搭建精细的考核工作机制，有利于培育和推进高职院校档案监督指导工作的精细化管理。要将档案监督指导工作考核作为档案工作考核的一项重要内容，并结合实际，科学合理地确定其所占比重[3]30。制定的考核指标应以职责为基础，覆盖档案监督指导工作的全过程，包括对工作内容和工作效果的考核，并对各项指标进行量化赋分，以定性分析和定量分析相结合的手段进行考核。（6）搭建精细的奖励机制。依托评先选优工作，建立精细公平的奖励机制，有利于培育和推进高职院校档案监督指导工作的精细化管理。评先选优工作的开展依托于完善的评选方案，要细化评价指标，给予参评单位和个人全面、公正的评价。还要将评选结果与人员的晋升、任用、奖惩等挂钩，充分调动个人积极性和主动性。

2.健全相关的保障条件。高职院校档案监督指导工作精细化管理体系的运转离不开组织机构和人才队伍两大要素的有力支撑。（1）组织机构建设。为了推进档案监督指导工作精细化管理的开展，高职院校要建立完善的工作机构作为组织保障。高职院校档案部门要明确档案监督指导工作机构，一般由档案部门的负责人担任档案监督指导工作的负责人，由档案工作人员专职或兼职负责具体的监督指导工作，并要结合学校规模和档案管理现状确定具体的人数、岗位要求和工作职责。有条件的学校可以设置档案监督指导工作的专岗，由具有良好意志品质、较高专业水平和对精细化管理思想接受度较高的专人负责；多数学校由于档案工作人员数量不够，在设立工作机构时，机构人员可考虑从学校内部归档部门中挑选吃苦耐劳、清正廉洁、勤学好问、专业水平高的档案人员进行聘任，共同开展工作，也可聘请校外档案专家担任。（2）人才队伍建设。高职院校的档案监督指导工作人才队伍应该包括监督指导工作的规划者、引领者、管理者；监督指导工作精细化管理体系的搭建者；实施精细化管理的一线监督指导工作人员。高职院校要加强人才队伍建设，就是要制订人才引进和培养计划，完善考核、激励、培养、管理等配套政策措施来引进、储备和培育这三类人才。

3.创新高职院校档案监督指导工作的方法措施。高职院校档案监督指导工作精细化管理需要灵活运用多种方法和措施来达到管理目标，切实发挥档案监督指导工作精细化管理的实效。一是档案督查贯穿全过程。结合年中归档文件检查、档案业务基础建设检查、档案工作评先选优等手段，对归档部门档案工作中的薄弱环节进行集中、全面的清理、完善和补充，并及时公布检查结果，督促学校归档部门后期整改工作的开展。二是树立典型，推广典型，以点带面。在开展常规的业务培训和指导的同时，定期举办档案工作评先争优活动，树立典型，并大力推广典型，达到以点带面、促进全局发展的效果。三是与时俱进，充分利用现代化手段。例如，在学校档案网站上设立“留言板”“网上业务咨询”“档案业务论坛”等类型的模块，在网上进行业务咨询和指导，交流档案管理的经验；制作档案业务专题教学视频、微信小视频等，在微信、QQ、微博等社交平台上进行推送；通过网络可视电话、远程视频等进行档案业务指导和监督等。这类利用先进信息技术开展的档案业务监督指导工作更加方便快捷，符合当下人们利用网络平台获取信息的习惯，能够打破时间和空间的限制，便于那些存在多个校区的高职院校进行远距离监督和指导。

4.优化运行环境。为确保高职院校档案监督指导工作精细化管理体系的正常运行，需要营造良好的外部运行环境作为依托，可以从观念意识、制度建设、组织协作三个方面着手。（1）转变观念，增强精细化管理意识。精细化是一种意识、一种观念、一种精益求精的文化。精细化管理最大要旨，在于人的思维方式的转变，如果思想上不重视，认识上不到位，再精细的设计也难以实现。因此，要把强化档案部门工作人员的精细化管理意识、培育档案部门的精细文化放在重要位置上，深化档案工作管理者和执行人员的精细化管理思想，把细节意识、规则意识、服务意识变为档案部门全体成员的自觉意识。（2）创建规范完善的档案监督指导工作制度体系。高职院校档案监督指导工作制度体系应该由国家相关法律法规、岗位制度、行政管理制度和业务流程制度四部分构成：一是相关法律法规。由国家相关部门颁发、制定针对档案监督指导工作的工作目标、工作内容、工作途径以及工作方法等。二是岗位制度。此项制度应该包括档案馆馆长、副馆长、馆员的岗位要求、职务分析和责任规定等多项内容的说明。三是行政管理制度。行政管理事务主要包括奖惩措施、考核标准、晋升条件、经费申请程序等方面的内容，应根据人、财、物、环境等要素进行细分，制定相应的管理制度，在具体的操作中切实做到有规可依、有据可查。四是业务流程制度。即针对档案监督指导工作的具体业务流程制定的行为标准，包括监督指导的事前、事中、事后各项工作以及针对某项工作更为细化的工作。只有建立并健全档案监督指导工作制度体系，以明确的规则做支撑，档案精细化管理才有规可依、有章可循，才能确保国家各项政策落到实处，各项工作顺利开展。（3）加强组织协调和沟通协作。首先，加强与归档部门的互动，建立长效沟通和反馈机制。高职院校相比于本科院校，虽然在人数和规模上较小，但是同样也存在着档案部门与各归档部门互动较少、沟通不够的情况。为了改善这一状况，档案部门应该加强与归档部门负责档案工作的领导、兼职档案员的日常沟通，建立长效沟通机制。利用微信、QQ等社交媒体，搭建档案工作群，进行业务交流和信息沟通，及时掌握和了解各归档部门的工作动态和监督指导需求，使档案监督指导工作有的放矢、行之有效。同时建立反馈机制，通过日常沟通联络、重点调研分析、固定登记回访等措施，收集监督指导对象对于监督指导工作效果的反馈。其次，加强与校内相关部门的沟通协作，建立联合协同的监督指导模式。高职院校档案部门如果采取联合协同的监督指导模式，以高职院校的双高建设、示范校建设等重大项目建设为契机，与教务处、学生处、招生就业处等职能部门密切配合，开展联合督查，形成档案监督指导工作的合力，工作阻力和工作难度会降低很多，并能够改善档案监督指导工作队伍的专业知识和能力结构。为此，学校档案部门要在日常的工作中加强与校内相关职能部门的沟通协作，宣传档案和档案工作的重要性，增强职能部门的档案意识，让相关职能部门认识到档案工作与学校各项工作息息相关，做好档案工作能够促进学校各项工作的开展，这样相关职能部门才会积极主动地参与到档案监督指导工作中去。

参考文献

[1]精细化管理的专家解读[EB/OL].[2020-08-31].

[2]赵莉.高校档案监督指导工作精细化管理研究[J].北京档案，2021（5）:34-36.

[3]宋莹.浅谈企业档案工作监督指导体系的建立[J].机电兵船档案，2021（3）:29-31.

作者:魏晓琳 单位:辽宁金融职业学院