基层林业档案鉴定与销毁工作思考

序言：作为思想的载体和知识的探索者，写作是一种独特的艺术，我们为您准备了不同风格的1篇基层林业档案鉴定与销毁工作思考，期待它们能激发您的灵感。

一、开展档案鉴定销毁工作需要解决的问题

1.前期立卷鉴定工作基础不牢与后期销毁鉴定之间的矛盾。一般来说，文书档案的立卷鉴定工作由基层单位各部门文书人员进行，然而他们并不是专业的档案人员，大部分为科室文员，整理本部门档案时，通常以单位档案室下发的档案保管期限表为参照标准，缺乏对部门职责内档案内容、形式、载体的综合分析，普遍存在“有文必档”“有档必存”的现象。而在后期鉴定销毁文件的评估中，往往需要对档案文件的内容进行重新鉴别，且成立的档案鉴定销毁领导小组中参与鉴定的人员具有更高的政治素质和文化素质，对档案价值的理解也与一般文书人员不同，往往更具政治性、前瞻性。但由于在前期文件整理过程中，大部门科室文员并没有站在历史、全面和发展的高度来认真研究判定本单位以及本部门各类归档文件的价值，因此在后期的销毁鉴定工作中容易造成鉴定人员的工作成本大幅增加，进度缓慢，从而成为档案鉴定销毁工作的绊脚石。

2.片面追求“从长保管”与合理界定档案价值之间的矛盾。在实际工作中，档案管理人员对于档案保管期限的认定尺度过于宽松，无论档案有无价值以及价值大小，都“玉石不分”地归类为永久和定期中最长期限30年[1]26，从而忽视对档案价值的鉴定，造成没有存档价值的文件与有重大价值的文件混在一起。其中一部分档案工作者还主观地认为，档案工作更多的是整理档案、保管档案，而鉴定销毁档案则是一种“破坏”档案的行为，具有不可逆性，稍有差错，就会造成不可挽回的损失，害怕承担责任的思想严重。

3.档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾。造成档案数量不断增长的原因在于：一是一些档案近年来，随着国家生态文明建设的逐步推进，林业档案的数量也在大幅增加，长此以往，造成了基层林业档案库（室）藏档案的质量与数量比例失衡、档案库房被一些失去价值的超期文件所挤占以及档案人员的工作成本不断增加等现象。作者通过分析基层林业档案在鉴定与销毁工作中的现状和问题，提出对林业档案鉴定与销毁工作的几点思考。林业档案鉴定销毁途径与方法对基层林业档案鉴定与销毁工作的几点思考林丽娜管理人员对业务部门上交的归档文件价值以及归档范围的理解不够深刻，不敢大胆剔除无保存价值的文件和“非自产文件”，往往以各业务部门上交整理的档案为准，不再进行二次复核；二是上述第二点提到的过于片面地追求“从长保管”，从而忽视对档案价值的鉴定，使得一部分有价值的珍贵文件淹没于价值不高的档案中，既占据了档案空间，又无形中增加了档案查找难度，导致档案的有效利用率得不到充分发挥；三是一些达到销毁年限的档案由于各种原因并没有按期销毁，导致越积越多，形成恶性循环。以上三点使得本单位原有的档案体系逐渐庞大，档案保存空间严重不足，不能完全达到档案库房的容积应预留10年库容量的基本要求。

4.档案鉴定销毁法律法规的不健全，鉴定销毁组织机构难以建立。近些年，无论是国家层面还是地方层面，出台的关于档案鉴定销毁方面的规章制度屈指可数，许多规定都是粗线条的，弹性空间较大，缺乏具体操作实施的内容，容易因每个人对销毁政策的理解不同而形成解读偏差。因此，当法规制度和理论研究不能满足现实需要的情况下，档案工作人员在鉴定销毁上难免存在思想顾虑，不易把握好鉴定销毁的尺度，实际操作起来困难重重。再有，基层单位鉴定销毁组织机构一般由单位主管档案工作的领导、办公室负责人、档案工作人员以及文件形成部门的负责人组成，除档案人员外，其他人员在档案的专业性上缺乏理论知识以及基层具体工作的支撑，往往在档案的价值判断上吃不准，导致领导小组内部成员在是否销毁档案的最终决策上意见不统一，唯恐“万有一失”，不敢轻易拍板，使得档案的鉴定销毁工作进展十分缓慢。

二、开展档案鉴定销毁工作的途径和方法

1.以制度强保障，推动上下联动贯通。一是持续推进档案销毁工作的法律制度化和规范标准化，细化工作流程，明确规定各环节人员的工作职责和应承担的义务，尽可能减少人为因素对档案销毁工作产生的风险。二是完善档案鉴定工作的组织制度，加强理论学习，深入探讨各类林业档案的价值和保管期限，结合本单位实际，制定一系列切实可行的档案价值鉴定依据，同时联合业务部门定期开展档案鉴定工作，及时发现失效、变更或已失去利用价值的档案，并从档案系统中加以排除，另类造册，减少后续档案销毁鉴定工作的工作量。三是建立健全容错纠错机制。在以《档案法》档案行政法规以及本单位制定的归档范围、保管期限等为依据对档案进行鉴定销毁的基础上，进一步明确容错范围边界，规范容错工作程序，对因判断失误而造成影响范围较小的误销，给予一定的容错范围，消除参与档案销毁人员的思想顾虑，对造成重大损失或存在主观故意的行为，则需承担相应的法律责任。

2.以流程为导向，完善长效工作体系。档案的鉴定与销毁工作是档案管理的重要一环，但在实际工作中，却是最容易被人忽视的一环，成为档案管理的薄弱环节，因此完善改进档案鉴定销毁工作程序则需要做到：一是健全档案评估机制。建立一支有权威、有档案知识深度的档案鉴定销毁工作领导小组，深刻理解各类档案鉴定和销毁的原则、方法，研究和掌握档案价值的内在规律，为无价值或超期档案的销毁掌好舵、把好度。二是有的放矢地对林业不同类型的档案，采取不同的鉴定和处置办法。如对于数量庞大的文书档案，要以单位制定的档案保管期限表为主要参考，对于“非自产文”、临时文件或重份文件等要能销则销。对于林业科研类档案，则需保留科研项目每个阶段的重要文件，如立项阶段的申请及批复文件、可行性研究报告；试验阶段的重要参数、实验数据、图纸；验收阶段的验收申请及批复、专家验收意见、成果鉴定证书等有重要价值的文件，其他短期或临时性文件能销则销；仪器设备档案中涉及设备资产管理、图纸、参数等对技术使用及后期改造、维护修理有参考价值的文件要予以保留，其他的非重要文件能销则销[2]52。还有本单位形成的会计档案、人事档案、基建档案等不同类型的档案，都要根据实际需要，审慎评估，认真研判其特点及保管期限来决定档案是否可以销毁。对于确实存在存销分歧的档案，笔者认为需要设置一定时间的观察期，单独编号，给档案销毁留有余地，防止因错销而造成无法挽回的损失。三是切实做好档案鉴定销毁全过程的处理工作。档案鉴定销毁工作责任重大，在实施过程中的每一个环节都需要进行逐级审批和签字确认，方可进行销毁。如在前期鉴定过程中，要注重文件材料归档管理的前端控制，保障入库档案质量以及档案销毁鉴定时的后端协同。对于保存期满的档案，档案管理人员要积极作为，主动向主管领导提交鉴定报告及预销毁档案清册，提出存毁意见，随后交由单位的档案鉴定领导小组进行研究、审核。同意销毁的文件要经清册编制人员、办公室负责人、档案分管领导和单位主要领导签字批准后，方可到指定地点进行销毁，且必须有两个以上监销人员在场，待档案被彻底销毁后方可离开，不能擅自处理。档案销毁后，档案人员要将销毁清册归档并永久保存。对于经审核需要继续留存、不能销毁的档案，档案人员要在充分征求单位各级领导及档案形成部门负责人的意见后，重新确定保管期限、编制号码、装入档案盒、填写档案目录、入库上架。

3.以发展促突破，贯彻档案高质量提升。鉴定销毁作为电子文件全过程管理中的末端环节，还存在很多亟待解决的问题。如作者在查阅相关资料时发现，学术研究领域特别是档案学领域对其的关注度还很低，取得的研究成果或国家出台的法律法规也远远落后于电子文件全过程管理的其他环节。在实际工作中，基层单位对电子文件的安全销毁不够重视，对销毁技术设备的投入几乎为零，容易造成敏感、涉密信息泄露的风险。随着信息化进程的日益加快以及国家对信息安全的越发重视，人们对电子档案的关注度越来越高，档案管理在信息化时代背景下正向着高质量发展转变。档案人员通过与本单位信息技术人员联动，逐步了解新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面存在的差异，从而在实践中掌握电子文件销毁管理体系、安全销毁电子文件的技术方法。目前，我国大多数电子文件的销毁技术方法是以文件载体的不同来进行不同的处理，如存储在硬盘、U盘、可擦写光盘上的非密文件可采用格式化、数据覆写等技术手段对已有信息进行清除；还可以对高密级的电子文件采用消磁、焚毁、分解等物理手段以及化学腐蚀法等化学手段对存储介质进行销毁[3]39。

4.以使命促担当，立足岗位履职尽责。影响档案鉴定销毁工作的主要思想障碍有：一是“宁滥勿缺”。认为档案多多益善，数量越多越能体现自己平时工作忙，档案数量少会让上级领导认为自己工作不作为。二是畏难情绪。要对多年的积存档案进行清理，工作量大，手续烦琐，耗费精力，还可能费力不讨好，导致对已满保管期限的档案迟迟不整理。三是怕担风险。对档案鉴定销毁工作的不可逆性存有顾虑和恐惧。作为一名新时代档案工作者，需要加强自己的使命感，以提升档案工作质量和服务水平为己任，变被动为主动，做好以下工作：一是提高对档案鉴定销毁工作的重视程度。深刻认识档案鉴定与销毁工作的重大意义，强化单位领导对鉴定销毁工作重要性的认知，争取上层对此项工作的支持力度，同时档案工作者也要将过去存在的以数量换质量、以不做换不错的思想转变为用数量之减促质量提升的档案新作为。二是强化自身的学习能力。随着林业档案数量、种类的增加和存储记录方式的改进，档案人员需要具有更高的专业素养和职业道德，不仅要与时俱进掌握档案的专业知识，还需要熟知林业方面的相关知识，才能对林业档案的价值作出较为准确、客观的评判。同时作为一名专业档案人员，要结合单位各部门职责范围内形成的大量文件给予有针对性的指导，以国家档案行政部门颁发的档案保管期限表为依据，制定切合本单位各部门实际的档案保管期限表，使各部门的兼职档案人员在文件的价值鉴定上有据可依，从而将鉴定误差降到最低。三是提升对电子化档案管理的实操能力。在基层林业档案管理工作中，必须认清电子档案与纸质档案的区别，不能简单地用纸质档案的管理方法去套用电子档案的管理。作为档案人员，更要在做好纸质档案管理的同时，深入了解本单位的办公信息系统，并积极与单位主管信息的系统管理员形成联动[4]17，根据电子文件的特性、技术发展趋势、载体安全保证等情况，制定适合单位实际的电子档案指导规范，在单位内部切实推广林业档案存储的数字化、管理的现代化和信息利用的网络化，特别是在电子档案的鉴定销毁上，要以安全为第一原则，并严格执行国家有关涉密网络信息的保密规定。

三、结语

基层档案工作者不同于档案馆专业管理人员，无论从档案设备的配备、使用，还是理论知识的专业性上，都存在差距，他们往往是在年复一年的学习和实践中总结出管理方法。因此，基层档案管理工作还有进一步提升的空间，特别是在档案鉴定销毁上，目前还存在诸多困难，也在努力寻求突破，加快推进档案鉴定与销毁制度建设并加以贯彻执行，合理判定档案价值，优化基层档案资源配置，促进档案管理全过程良性循环，已成为基层档案全面协调发展迫切需要解决的一个重要课题。

参考文献

[1]薛金玲.浅论档案的鉴定与销毁[J].西安档案，2002（2）.

[2]朱婧文.档案鉴定销毁工作之我见[J].档案天地，2021（4）.

[3]郑珊珊.电子文件销毁研究综述[J].档案学研究，2012（1）.

[4]徐义全.电子档案的鉴定销毁[J].北京档案，2001（12）.

作者:林丽娜 单位：北京市共青林场管理处